Cuando un grupo de empresas trabaja con diferentes sistemas y fuentes de información, consolidar los datos puede convertirse en un proceso lento y manual. Un cliente tenía ese desafío: seis empresas, diferentes ERPs e información dispersa que requería hasta 12 días para construir un reporte.
La integración de datos permitió transformar ese proceso y llevar la información del trabajo manual a un entorno más ágil para el análisis y la gestión.
De 12 días a horas
12 días para construir un reporte.
No porque faltaran datos.
No porque faltara información dentro de las empresas.
El desafío era otro: la información estaba distribuida entre diferentes sistemas y era necesario consolidarla antes de poder analizarla.
Ese era el escenario de un cliente, un grupo compuesto por seis empresas que trabajaban con diferentes ERPs y múltiples fuentes de información.
Para obtener una visión consolidada, el equipo debía atravesar un proceso que demandaba tiempo y trabajo manual.
Hasta que decidieron cambiar la forma de trabajar con esos datos.
El resultado: un proceso que pasó de 12 días a horas.
El desafío: cuando la información está, pero no está integrada
A medida que una organización crece, también crece la cantidad y variedad de información que necesita gestionar.
Distintas empresas pueden trabajar con diferentes sistemas, cada área puede generar sus propios datos y determinados procesos pueden seguir dependiendo de planillas que funcionan como intermediarias entre una fuente y otra.
Esto no significa necesariamente que los sistemas estén mal implementados.
El problema aparece cuando cada fuente funciona de manera aislada.
Para construir un reporte consolidado, alguien tiene que reunir esa información, revisar que los formatos sean compatibles, detectar diferencias y preparar una versión que permita analizar el conjunto.
Es ahí donde un proceso que debería ser relativamente simple puede convertirse en una tarea que consume días.
En este caso el escenario era concreto:
6 empresas
Diferentes ERPs
Información distribuida
Excel como herramienta de consolidación
Y un resultado:
12 días para consolidar la información necesaria para un reporte.olidar planillas manualmente, el problema deja de ser tecnológico y pasa a ser de gestión de información.
El problema no era la falta de datos
Este punto es importante. No necesitaban necesariamente más información.
Necesitaban poder trabajar mejor con la información que ya tenía.
Cuando los datos están distribuidos, el esfuerzo se desplaza desde el análisis hacia la preparación.
Antes de poder responder preguntas sobre el negocio, primero hay que resolver otras:
¿Dónde está el dato?
¿Cuál es la versión correcta?
¿Cómo hacemos coincidir la información de los distintos sistemas?
¿Cómo consolidamos las diferentes empresas?
¿Podemos confiar en el resultado?
Ese trabajo previo puede convertirse en una parte importante del proceso.
Y cuanto más crece una organización, más difícil resulta sostenerlo manualmente.
De la consolidación manual a la integración de datos
La solución no consistió simplemente en generar un nuevo reporte.
El desafío era trabajar sobre el proceso que existía detrás.
La información proveniente de las diferentes empresas y sistemas debía poder integrarse, organizarse y consolidarse de una manera más eficiente.
En lugar de utilizar Excel como punto central para reunir la información, se construyó una solución que permitió centralizar los datos y trabajar sobre una estructura común.
Esto cambió el lugar donde se invertía el tiempo.
Antes:
Buscar → exportar → consolidar → revisar → corregir → preparar el reporte
Después:
Integrar → consolidar → analizar
El objetivo no era eliminar el análisis.
Era sacar del medio parte del trabajo previo que impedía llegar al análisis más rápido.
¿Qué cambia cuando los datos están integrados?
La integración de datos no se trata solamente de conectar sistemas.
Se trata de conseguir que la información pueda circular de manera más eficiente dentro de la organización.
En un escenario integrado es posible:
Centralizar información
Trabajar con datos provenientes de diferentes fuentes dentro de una estructura común.
Reducir tareas manuales
Disminuir la necesidad de exportar, copiar, pegar y volver a consolidar información cada vez que se necesita un reporte.
Mejorar la consistencia
Trabajar con criterios y estructuras definidas para evitar que cada fuente termine generando una interpretación diferente de la información.
Facilitar la trazabilidad
Tener mayor visibilidad sobre el origen de los datos y cómo llegaron al resultado final.
Acelerar el acceso a la información
Reducir el tiempo que transcurre entre la generación del dato y su disponibilidad para análisis.
Liberar tiempo para analizar
Porque el objetivo final no es simplemente consolidar más rápido.
Es poder analizar antes.más rápido, sino en permitir que la organización pueda hacerse mejores preguntas sobre su negocio.
El resultado: de 12 días a horas
Con este cliente, el cambio tuvo un indicador muy concreto:
12 días → horas
El proceso de consolidación de información para los reportes pasó de requerir días de trabajo a estar disponible en cuestión de horas.
Y ese cambio no representa solamente una mejora de eficiencia.
Representa una transformación en la forma de utilizar la información.
Cuando el equipo deja de dedicar buena parte del proceso a reunir datos, puede empezar antes a trabajar sobre preguntas que realmente importan:
¿Qué está pasando?
¿Por qué está pasando?
¿Dónde hay una oportunidad?
¿Qué deberíamos mirar con más atención?
¿Qué decisiones podemos tomar con esta información?
Data Analytics empieza antes del dashboard
Un dashboard es la parte visible.
Pero detrás de cualquier análisis confiable existe un proceso mucho más amplio:
Fuentes de datos
↓
Integración
↓
Transformación y organización
↓
Información consolidada
↓
Analytics y reporting
↓
Decisiones
Si la información llega fragmentada al comienzo, el problema no desaparece porque agreguemos una visualización al final.
Por eso, en BlueDraft entendemos Data Analytics como un proceso que comienza mucho antes del dashboard.
Comienza por entender qué información tiene una organización, dónde está, cómo se relaciona y cómo puede convertirse en una visión integrada del negocio.
El verdadero valor de integrar la información
Este caso no se trata solamente de pasar de 12 días a horas.
Ese dato resume algo más profundo:
menos tiempo preparando información y más tiempo utilizándola.
Porque cuando los datos están integrados, la organización puede dejar de preguntarse constantemente cómo construir el número y empezar a preguntarse qué significa ese número para el negocio.
Ese es el verdadero objetivo de trabajar con datos.
¿Cuánto tiempo pasa hoy tu empresa reuniendo la información?
En BlueDraft ayudamos a las organizaciones a integrar información proveniente de diferentes fuentes y desarrollar soluciones de Data Analytics, Business Intelligence y reporting adaptadas a sus necesidades.
Si hoy tu equipo dedica días a consolidar información antes de poder analizarla, quizás el problema no esté en el reporte.
Quizás esté en todo lo que sucede antes de construirlo.