BLUEDRAFT S.A

4 minutos de lectura

Este artículo, lo escribimos para todos aquellos equipos de áreas financieras que trabajan diariamente con decenas de excels y luchan con evitar caer en los errores tradicionales de su uso.

Pensemos en esos archivos Excel que cada empresa utiliza con tantas ganas y esfuerzo, aquellos que a menudo cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante como el presupuesto del año, el Cash Flow o reportes clave del negocio. 

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

En este punto, puede interesarte leer nuestra nota “¿Cómo un CFO puede cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

Te invitamos a leer también “Los dolores de las áreas financieras”

Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

¿Querés conocer cómo en BlueDraft podemos ayudarte a superar estos desafíos?

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Este artículo, lo escribimos para todos aquellos equipos de áreas financieras que trabajan diariamente con decenas de excels y luchan con evitar caer en los errores tradicionales de su uso.

Pensemos en esos archivos Excel que cada empresa utiliza con tantas ganas y esfuerzo, aquellos que a menudo cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante como el presupuesto del año, el Cash Flow o reportes clave del negocio. 

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

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• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

Te invitamos a leer también “Los dolores de las áreas financieras”

Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

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Pensemos en esos archivos Excel que cada empresa utiliza con tantas ganas y esfuerzo, aquellos que a menudo cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante como el presupuesto del año, el Cash Flow o reportes clave del negocio. 

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

En este punto, puede interesarte leer nuestra nota “¿Cómo un CFO puede cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

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Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

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