4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel

4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel

BLUEDRAFT S.A

4 minutos de lectura

Este artículo, lo escribimos para todos aquellos equipos de áreas financieras que trabajan diariamente con decenas de excels y luchan con evitar caer en los errores tradicionales de su uso.

Pensemos en esos archivos Excel que cada empresa utiliza con tantas ganas y esfuerzo, aquellos que a menudo cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante como el presupuesto del año, el Cash Flow o reportes clave del negocio. 

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

En este punto, puede interesarte leer nuestra nota “¿Cómo un CFO puede cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

Te invitamos a leer también “Los dolores de las áreas financieras”

Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

¿Querés conocer cómo en BlueDraft podemos ayudarte a superar estos desafíos?

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Este artículo, lo escribimos para todos aquellos equipos de áreas financieras que trabajan diariamente con decenas de excels y luchan con evitar caer en los errores tradicionales de su uso.

Pensemos en esos archivos Excel que cada empresa utiliza con tantas ganas y esfuerzo, aquellos que a menudo cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante como el presupuesto del año, el Cash Flow o reportes clave del negocio. 

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

En este punto, puede interesarte leer nuestra nota “¿Cómo un CFO puede cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

Te invitamos a leer también “Los dolores de las áreas financieras”

Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

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Pensemos en esos archivos Excel que cada empresa utiliza con tantas ganas y esfuerzo, aquellos que a menudo cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante como el presupuesto del año, el Cash Flow o reportes clave del negocio. 

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

En este punto, puede interesarte leer nuestra nota “¿Cómo un CFO puede cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

Te invitamos a leer también “Los dolores de las áreas financieras”

Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

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¿Qué personalidad tienen los profesionales de finanzas a la hora de decidir?

¿Qué personalidad tienen los profesionales de finanzas a la hora de decidir?

5 minutos de lectura

Las decisiones que se toman en cualquier empresa suelen tener un gran impacto en sus finanzas, desde una inversión, hasta un cambio de pautas financieras de pago o cobro, son decisiones tomadas por profesionales capacitados para hacerlo.

En contextos como el actual, donde las variables del negocio cargan de cierta hostilidad o mejor dicho volatilidad, cada decisión en la empresa es clave para definir el futuro.

Como toda decisión hace uso de información, contar con datos limpios y seguros, además de contar con la habilidad para convertirlos en información, son dos puntos que las empresas del siglo XXI deben entrenar para aplicar lo que llamamos Financial Planning & Analysis (FP&A) de forma efectiva.

Conociendo, trabajando y experimentando con decisores y decisiones financieras desde hace 15 años, en BlueDraft nos propusimos responder a la pregunta ¿Qué personalidad puede adoptar un profesional al momento de tomar una decisión financiera?. Es así que planteamos tres posibles personalidades: 

  • malabarista: aquel que hace equilibrio con los datos
  • gladiador: aquel que enfrenta los datos
  • superhéroe: aquel que logró mimetizarse con los datos

A continuación, te mostramos las conclusiones más interesantes de nuestro #Quiz Personalidad Finanzas

1. La profundidad y calidad de de los datos no suele ser la ideal

Al momento de plantearle a los participantes la hipótesis de tener que presupuestar el próximo año y les preguntamos “¿Qué situación describe mejor tu posición? ” las respuestas fueron:

%

Vulnerable

%

Equilibrado

%

Fuerte

  1. 10% Vulnerable. Los datos generalmente son estáticos y sin el grado de detalle que me gustaría presentar.
  2. 56% Equilibrado. Me permito cierta apertura de los datos pero nos gustaría expandirla y poder mejorar nuestros reportes.
  3. 34% Fuerte. El grado de detalle con el que cuento es muy bueno y las visualizaciones que uso también.

Como comentábamos al inicio de esta nota, los datos son el pilar de las decisiones, y uno de los desafíos en nuestros proyectos es lograr integrar la información que retienen múltiples fuentes como un ERP, o el CRM, y que disponen a su vez múltiples actores dentro de una organización. 

Llegar a contar con una masa de información completa, limpia y válida para decidir, no solo aportará mejor detalle sino reportes de mayor profundidad.

 

2. Generar descubrimientos o insights con la información es un desafío lograble

Cuando preguntamos “¿Qué adjetivo describe mejor la capacidad que tienes para realizar descubrimientos o “insights” con la información que cuentas?”:

%

Posible

%

Utópico

%

Logrado

 

    1. 50% Posible. A veces llego a descubrimientos a través del análisis pero no contamos con tecnología o inteligencia que nos facilite el proceso
    2. 4% Utópico. El análisis exhaustivo de la información es una capacidad que todavía no logré
    3. 46% Logrado. Los insights ya son una parte indiscutible que aporta valor a mi análisis

      La mitad de los participantes dejaron en evidencia que al no apoyarse en tecnología para hacer descubrimientos, la frecuencia de estos insights se reduce a “a veces”. Es por ello que las herramientas de Financial Planning & Analysis líderes del mercado estén aportando cada vez más valor en este punto.

3. El área de finanzas todavía no logra ser independiente en sus procesos

Las respuestas a la pregunta “¿Cuentas con una estrategia de datos en conjunto con el área de sistemas?”, arrojaron estos resultados:

%

En ocasiones

%

Me cuesta

%

Soy proactivo

 

    1. 42% En ocasiones interactuo con el área de IT para conseguir información específica o realizar ajustes
    2. 17% No, personalmente me cuesta interactuar con IT y tener una visión compartida
    3. 41% Sí, soy proactivo al respecto. Tanto mi área como el área de IT conocemos las necesidades e integraciones que son necesarias


      A pesar de que la tendencia de las finanzas modernas sea otorgar cada vez más independencia al área de finanzas para realizar sus tareas, el 42% de los participantes comenta que sigue dependiendo de Sistemas para recopilar información ya sea para Presupuestar, realizar Forecasting o generar Reportes.

El ciclo de pregunta-respuesta entre estas áreas y su integración apuntan cada vez más a la respuesta del 41%, donde cada parte pueda aportar valor sin necesidad de ser una limitante.

 

4. El exceso de tiempo para reportar es generado principalmente por tareas manuales 

Tras preguntar “¿Qué tan lejos estás de poder generar informes o reportes de calidad con tus recursos actuales?”, las respuestas mostraron lo siguiente:

%

¡Esperando el despegue!

%

¡Tierra a la vista!

%

¡En la cima de la montaña!

  1. 16% ¡Esperando el despegue! Los reportes los realizo de manera manual limitando la calidad y velocidad
  2. 58% ¡Tierra a la vista! Si bien hay algunos errores y limitaciones, entrego reportes de buena calidad aunque no siempre a tiempo
  3. 26% ¡En la cima de la montaña! Me apoyo en tecnologías que permiten distribuir y crear reportes con gran eficacia

El proceso de Reporting suele ser uno de los que más tiempo conlleva a los profesionales de finanzas, ya sea por tareas manuales, por la necesidad de consolidar datos de múltiples archivos “a mano”, o por depender de la comunicación con otros participantes de la empresa. 

En este punto, el apoyo en herramientas que en cada mes y en cada reporte agilicen los flujos de trabajo de este proceso, es una realidad cada vez más común entre las empresas modernas, que comienzan a dedicar más tiempo al análisis y menos a la confección a medida que se mimetizan con el uso de estas tecnologías.

Los resultados globales del Quiz fueron los siguientes:

%

Malabarista

%

Gladiador

%

Superhéroe

La mayoría de los participantes han obtenido la personalidad de Malabarista, aquel que está intentando lograr ese equilibrio con el mundo de datos que ronda en su empresa, intentando obtener seguridad en sus decisiones y probablemente lidiando con la integración de múltiples fuentes de información.

Existe un largo camino por recorrer en una empresa hacia lo que llamamos finanzas modernas, lideradas por herramientas o softwares que apoyan a estos profesionales, automatizan tareas, disminuyen errores y brindan la seguridad necesaria para que cada uno pueda decidir en el mejor ambiente posible. 

Es por eso que cada vez son más las empresas que van adoptando tecnologías para lograr la personalidad de superhéroes, pasando de depender por ejemplo de planillas de cálculo y comunicación vía mail, a organizar sus procesos con soluciones del segmento Corporate Performance Management (CPM) o Cloud Financial Planning & Analysis Solutions.

 

¿Todavía no descubriste cuál es tu personalidad?
Hacé nuestro Quiz haciendo click acá
 o descargá el informe final para conocer los resultados completos

BLUEDRAFT

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Las decisiones que se toman en cualquier empresa suelen tener un gran impacto en sus finanzas, desde una inversión, hasta un cambio de pautas financieras de pago o cobro, son decisiones tomadas por profesionales capacitados para hacerlo.

En contextos como el actual, donde las variables del negocio cargan de cierta hostilidad o mejor dicho volatilidad, cada decisión en la empresa es clave para definir el futuro.

Como toda decisión hace uso de información, contar con datos limpios y seguros, además de contar con la habilidad para convertirlos en información, son dos puntos que las empresas del siglo XXI deben entrenar para aplicar lo que llamamos Financial Planning & Analysis (FP&A) de forma efectiva.

Conociendo, trabajando y experimentando con decisores y decisiones financieras desde hace 15 años, en BlueDraft nos propusimos responder a la pregunta ¿Qué personalidad puede adoptar un profesional al momento de tomar una decisión financiera?. Es así que planteamos tres posibles personalidades: 

  • malabarista: aquel que hace equilibrio con los datos
  • gladiador: aquel que enfrenta los datos
  • superhéroe: aquel que logró mimetizarse con los datos

A continuación, te mostramos las conclusiones más interesantes de nuestro #Quiz Personalidad Finanzas

1. La profundidad y calidad de de los datos no suele ser la ideal

Al momento de plantearle a los participantes la hipótesis de tener que presupuestar el próximo año y les preguntamos “¿Qué situación describe mejor tu posición? ” las respuestas fueron:

%

Vulnerable

%

Equilibrado

%

Fuerte

  1. 10% Vulnerable. Los datos generalmente son estáticos y sin el grado de detalle que me gustaría presentar.
  2. 56% Equilibrado. Me permito cierta apertura de los datos pero nos gustaría expandirla y poder mejorar nuestros reportes.
  3. 34% Fuerte. El grado de detalle con el que cuento es muy bueno y las visualizaciones que uso también.

Como comentábamos al inicio de esta nota, los datos son el pilar de las decisiones, y uno de los desafíos en nuestros proyectos es lograr integrar la información que retienen múltiples fuentes como un ERP, o el CRM, y que disponen a su vez múltiples actores dentro de una organización. 

Llegar a contar con una masa de información completa, limpia y válida para decidir, no solo aportará mejor detalle sino reportes de mayor profundidad.

 

2. Generar descubrimientos o insights con la información es un desafío lograble

Cuando preguntamos “¿Qué adjetivo describe mejor la capacidad que tienes para realizar descubrimientos o “insights” con la información que cuentas?”:

%

Posible

%

Utópico

%

Logrado

 

    1. 50% Posible. A veces llego a descubrimientos a través del análisis pero no contamos con tecnología o inteligencia que nos facilite el proceso
    2. 4% Utópico. El análisis exhaustivo de la información es una capacidad que todavía no logré
    3. 46% Logrado. Los insights ya son una parte indiscutible que aporta valor a mi análisis

      La mitad de los participantes dejaron en evidencia que al no apoyarse en tecnología para hacer descubrimientos, la frecuencia de estos insights se reduce a “a veces”. Es por ello que las herramientas de Financial Planning & Analysis líderes del mercado estén aportando cada vez más valor en este punto.

3. El área de finanzas todavía no logra ser independiente en sus procesos

Las respuestas a la pregunta “¿Cuentas con una estrategia de datos en conjunto con el área de sistemas?”, arrojaron estos resultados:

%

En ocasiones

%

Me cuesta

%

Soy proactivo

 

    1. 42% En ocasiones interactuo con el área de IT para conseguir información específica o realizar ajustes
    2. 17% No, personalmente me cuesta interactuar con IT y tener una visión compartida
    3. 41% Sí, soy proactivo al respecto. Tanto mi área como el área de IT conocemos las necesidades e integraciones que son necesarias


      A pesar de que la tendencia de las finanzas modernas sea otorgar cada vez más independencia al área de finanzas para realizar sus tareas, el 42% de los participantes comenta que sigue dependiendo de Sistemas para recopilar información ya sea para Presupuestar, realizar Forecasting o generar Reportes.

El ciclo de pregunta-respuesta entre estas áreas y su integración apuntan cada vez más a la respuesta del 41%, donde cada parte pueda aportar valor sin necesidad de ser una limitante.

 

4. El exceso de tiempo para reportar es generado principalmente por tareas manuales 

Tras preguntar “¿Qué tan lejos estás de poder generar informes o reportes de calidad con tus recursos actuales?”, las respuestas mostraron lo siguiente:

%

¡Esperando el despegue!

%

¡Tierra a la vista!

%

¡En la cima de la montaña!

  1. 16% ¡Esperando el despegue! Los reportes los realizo de manera manual limitando la calidad y velocidad
  2. 58% ¡Tierra a la vista! Si bien hay algunos errores y limitaciones, entrego reportes de buena calidad aunque no siempre a tiempo
  3. 26% ¡En la cima de la montaña! Me apoyo en tecnologías que permiten distribuir y crear reportes con gran eficacia

El proceso de Reporting suele ser uno de los que más tiempo conlleva a los profesionales de finanzas, ya sea por tareas manuales, por la necesidad de consolidar datos de múltiples archivos “a mano”, o por depender de la comunicación con otros participantes de la empresa. 

En este punto, el apoyo en herramientas que en cada mes y en cada reporte agilicen los flujos de trabajo de este proceso, es una realidad cada vez más común entre las empresas modernas, que comienzan a dedicar más tiempo al análisis y menos a la confección a medida que se mimetizan con el uso de estas tecnologías.

Los resultados globales del Quiz fueron los siguientes:

%

Malabarista

%

Gladiador

%

Superhéroe

La mayoría de los participantes han obtenido la personalidad de Malabarista, aquel que está intentando lograr ese equilibrio con el mundo de datos que ronda en su empresa, intentando obtener seguridad en sus decisiones y probablemente lidiando con la integración de múltiples fuentes de información.

Existe un largo camino por recorrer en una empresa hacia lo que llamamos finanzas modernas, lideradas por herramientas o softwares que apoyan a estos profesionales, automatizan tareas, disminuyen errores y brindan la seguridad necesaria para que cada uno pueda decidir en el mejor ambiente posible. 

Es por eso que cada vez son más las empresas que van adoptando tecnologías para lograr la personalidad de superhéroes, pasando de depender por ejemplo de planillas de cálculo y comunicación vía mail, a organizar sus procesos con soluciones del segmento Corporate Performance Management (CPM) o Cloud Financial Planning & Analysis Solutions.

 

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BLUEDRAFT

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Las decisiones que se toman en cualquier empresa suelen tener un gran impacto en sus finanzas, desde una inversión, hasta un cambio de pautas financieras de pago o cobro, son decisiones tomadas por profesionales capacitados para hacerlo.

En contextos como el actual, donde las variables del negocio cargan de cierta hostilidad o mejor dicho volatilidad, cada decisión en la empresa es clave para definir el futuro.

Como toda decisión hace uso de información, contar con datos limpios y seguros, además de contar con la habilidad para convertirlos en información, son dos puntos que las empresas del siglo XXI deben entrenar para aplicar lo que llamamos Financial Planning & Analysis (FP&A) de forma efectiva.

Conociendo, trabajando y experimentando con decisores y decisiones financieras desde hace 15 años, en BlueDraft nos propusimos responder a la pregunta ¿Qué personalidad puede adoptar un profesional al momento de tomar una decisión financiera?. Es así que planteamos tres posibles personalidades: 

  • malabarista: aquel que hace equilibrio con los datos
  • gladiador: aquel que enfrenta los datos
  • superhéroe: aquel que logró mimetizarse con los datos

A continuación, te mostramos las conclusiones más interesantes de nuestro #Quiz Personalidad Finanzas

1. La profundidad y calidad de de los datos no suele ser la ideal

Al momento de plantearle a los participantes la hipótesis de tener que presupuestar el próximo año y les preguntamos “¿Qué situación describe mejor tu posición? ” las respuestas fueron:

%

Vulnerable

%

Equilibrado

%

Fuerte

  1. 10% Vulnerable. Los datos generalmente son estáticos y sin el grado de detalle que me gustaría presentar.
  2. 56% Equilibrado. Me permito cierta apertura de los datos pero nos gustaría expandirla y poder mejorar nuestros reportes.
  3. 34% Fuerte. El grado de detalle con el que cuento es muy bueno y las visualizaciones que uso también.

Como comentábamos al inicio de esta nota, los datos son el pilar de las decisiones, y uno de los desafíos en nuestros proyectos es lograr integrar la información que retienen múltiples fuentes como un ERP, o el CRM, y que disponen a su vez múltiples actores dentro de una organización. 

Llegar a contar con una masa de información completa, limpia y válida para decidir, no solo aportará mejor detalle sino reportes de mayor profundidad.

 

2. Generar descubrimientos o insights con la información es un desafío lograble

Cuando preguntamos “¿Qué adjetivo describe mejor la capacidad que tienes para realizar descubrimientos o “insights” con la información que cuentas?”:

%

Posible

%

Utópico

%

Logrado

 

    1. 50% Posible. A veces llego a descubrimientos a través del análisis pero no contamos con tecnología o inteligencia que nos facilite el proceso
    2. 4% Utópico. El análisis exhaustivo de la información es una capacidad que todavía no logré
    3. 46% Logrado. Los insights ya son una parte indiscutible que aporta valor a mi análisis

      La mitad de los participantes dejaron en evidencia que al no apoyarse en tecnología para hacer descubrimientos, la frecuencia de estos insights se reduce a “a veces”. Es por ello que las herramientas de Financial Planning & Analysis líderes del mercado estén aportando cada vez más valor en este punto.

3. El área de finanzas todavía no logra ser independiente en sus procesos

Las respuestas a la pregunta “¿Cuentas con una estrategia de datos en conjunto con el área de sistemas?”, arrojaron estos resultados:

%

En ocasiones

%

Me cuesta

%

Soy proactivo

 

    1. 42% En ocasiones interactuo con el área de IT para conseguir información específica o realizar ajustes
    2. 17% No, personalmente me cuesta interactuar con IT y tener una visión compartida
    3. 41% Sí, soy proactivo al respecto. Tanto mi área como el área de IT conocemos las necesidades e integraciones que son necesarias


      A pesar de que la tendencia de las finanzas modernas sea otorgar cada vez más independencia al área de finanzas para realizar sus tareas, el 42% de los participantes comenta que sigue dependiendo de Sistemas para recopilar información ya sea para Presupuestar, realizar Forecasting o generar Reportes.

El ciclo de pregunta-respuesta entre estas áreas y su integración apuntan cada vez más a la respuesta del 41%, donde cada parte pueda aportar valor sin necesidad de ser una limitante.

 

4. El exceso de tiempo para reportar es generado principalmente por tareas manuales 

Tras preguntar “¿Qué tan lejos estás de poder generar informes o reportes de calidad con tus recursos actuales?”, las respuestas mostraron lo siguiente:

%

¡Esperando el despegue!

%

¡Tierra a la vista!

%

¡En la cima de la montaña!

  1. 16% ¡Esperando el despegue! Los reportes los realizo de manera manual limitando la calidad y velocidad
  2. 58% ¡Tierra a la vista! Si bien hay algunos errores y limitaciones, entrego reportes de buena calidad aunque no siempre a tiempo
  3. 26% ¡En la cima de la montaña! Me apoyo en tecnologías que permiten distribuir y crear reportes con gran eficacia

El proceso de Reporting suele ser uno de los que más tiempo conlleva a los profesionales de finanzas, ya sea por tareas manuales, por la necesidad de consolidar datos de múltiples archivos “a mano”, o por depender de la comunicación con otros participantes de la empresa. 

En este punto, el apoyo en herramientas que en cada mes y en cada reporte agilicen los flujos de trabajo de este proceso, es una realidad cada vez más común entre las empresas modernas, que comienzan a dedicar más tiempo al análisis y menos a la confección a medida que se mimetizan con el uso de estas tecnologías.

Los resultados globales del Quiz fueron los siguientes:

%

Malabarista

%

Gladiador

%

Superhéroe

La mayoría de los participantes han obtenido la personalidad de Malabarista, aquel que está intentando lograr ese equilibrio con el mundo de datos que ronda en su empresa, intentando obtener seguridad en sus decisiones y probablemente lidiando con la integración de múltiples fuentes de información.

Existe un largo camino por recorrer en una empresa hacia lo que llamamos finanzas modernas, lideradas por herramientas o softwares que apoyan a estos profesionales, automatizan tareas, disminuyen errores y brindan la seguridad necesaria para que cada uno pueda decidir en el mejor ambiente posible. 

Es por eso que cada vez son más las empresas que van adoptando tecnologías para lograr la personalidad de superhéroes, pasando de depender por ejemplo de planillas de cálculo y comunicación vía mail, a organizar sus procesos con soluciones del segmento Corporate Performance Management (CPM) o Cloud Financial Planning & Analysis Solutions.

 

¿Todavía no descubriste cuál es tu personalidad?
Hacé nuestro Quiz haciendo click acá
 o descargá el informe final para conocer los resultados completos

BLUEDRAFT

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LOS DOLORES DE LAS ÁREAS FINANCIERAS – PARTE 2

LOS DOLORES DE LAS ÁREAS FINANCIERAS – PARTE 2

Juan Pablo Baldoni

Co-Founder en BlueDraft y Creatribe

  5 minutos de lectura

 

Semanas atrás contamos cuáles eran los pains (dolores en español) más comunes del área de finanzas a la hora de trabajar. Lo hicimos a través de la nota Los dolores de las áreas financieras – Parte 1”, hoy te invitamos a leer la segunda parte de estos desafíos que afrontan los profesionales de finanzas.

En BlueDraft luego de recopilar información de experiencias y proyectos ayudando a los equipos de finanzas a automatizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A), identificamos un conjunto de 8 pains más comunes en etapas iniciales del recorrido que ofrece aplicar FP&A.

Es por eso que si todavía no leíste la primer parte, te invitamos a hacerlo:
LOS DOLORES DE LAS ÁREAS FINANCIERAS

A continuación, comenzamos con la segunda y última sección de estos dolores:

 

5 . No se logra brindar a tiempo la información clave para tomar decisiones

Gran parte de los encuestados en nuestros estudios, dice entregar fuera de término y con muy poco análisis final el presupuesto consolidado. Este es un primer problema que suele aparecer, pero se agrava cuando indican que suelen reportar el control presupuestario con posterioridad al día 15 una vez cerrado el mes.

Esto no permite tomar decisiones de relevancia para el negocio, y se le da un enfoque forense a la información, describiendo los problemas e ineficiencias operativas, más que a utilizar la información para evaluar como venimos cumpliendo nuestra estrategia de negocios.

Este problema se agrava en el tiempo cuando pasamos de analizar información económica, a evaluar la información financiera derivada de un cash flow, donde la gravedad de no haber anticipado la disponibilidad de caja, puede traer consecuencias difíciles de gestionar en lo inmediato.

La tecnología viene a suplir estas falencias, entregando en tiempo y en forma la información mínima necesaria para tomar decisiones oportunas.

Descargá el siguiente informe para conocer qué tiempos insumen los equipos de finanzas en LATAM

 

6. Dificultad para transicionar desde la Contabilidad Impositiva hacia la Contabilidad de Gestión

Este es un problema que pocos suelen poner en la mesa al elegir herramientas de gestión de datos. La mayoría de las compañías no lleva una contabilidad de gestión en sus ERP sino más bien contabilidades impositivas o legales, las cuales suelen no reflejar la realidad del negocio. Los contadores no quieren ensuciar su contabilidad con provisiones, devengamientos, etc, etc, por lo que cuando llega el momento de usar dicha información contable para tomar decisiones, suele estar confusa o al menos difusa.

Todo modelo de Financial Analytics requiere reclasificaciones, eliminaciones intercompany, ajustes de gestión varios, usar diferentes criterios para reflejar costos de amortización o impositivos dependiendo a qué país y con qué normas contables reportar, y así varios motivos por los cuales se requieren estos ajustes.

Estos ajustes, en el común denominador, se suelen realizar en un excel sin criterios contables estrictos, que permitan gestionar los  mismos en el tiempo. Tampoco permiten la trazabilidad desde una contabilidad legal o impositiva, hacia una contabilidad de gestión o financiera, haciendo muy difícil responder preguntas y explicar cómo se llegan a los resultados expuestos. Estas dificultades se reflejan cuando quien pregunta son los auditores externos y tenemos riesgos de observaciones innecesarias.

La tecnología aplicada a estos procesos permite tener una contabilidad de gestión que sea permeable de ser auditada, y respetando todos los criterios que las resoluciones generales contables nos indican.

7. Nos quedamos con muy poco tiempo para analizar

Llegado el momento de exponer nuestros informes y trabajo de recopilación de datos, nos sucede que siempre llegamos con la lengua afuera, con muy poco margen de maniobra y sin destinar el tiempo suficiente al análisis de los datos.

Suele pasar que a los directores y ejecutivos de la compañía les interesa que lleguemos a nuestras reuniones con insight detectados, con oportunidades de mejora a proponer, y con iniciativas estratégicas pensadas previamente. Pero lo que sucede en realidad es que presentamos información bajo una modalidad descriptiva, brindando juicios sin tantos fundamentos o carecen de afirmaciones válidas

Debemos apoyarnos en la tecnología para que nuestros análisis sean más veloces y en tiempo, y que ante un cambio repentino de último momento, podamos realizarlo con un menor nivel de estrés.

8. Problemas para realizar simulación de escenarios y variables

En países de LATAM donde las variables macro son muy volátiles y cambiantes, es fundamental disponer de herramientas que permitan realizar simulaciones de escenarios.

Es por eso que todos los equipos de finanzas disponen de recursos más que suficientes para modelar y simular escenarios, sin embargo, por los 7 puntos anteriormente descritos, se hace difícil sacarle el mayor provecho a estas habilidades en la práctica.

Este es un dolor más que relevante a resolver por medio de la tecnología y en nuestra experiencia, se hace más que difícil modelar a la perfección estos modelos, por lo cual recomendamos trabajar sobre análisis de sensibilidad que permitan entender qué variables macroeconómicas son más críticas de modelar, y así poner nuestro esfuerzo y recursos de a una por vez hasta llegar a nuestro modelo deseado.

En BlueDraft venimos trabajando con modelos de Financial Planning & Analytics (FP&A) desde hace casi 20 años, bajo múltiples tecnologías y complejidades de desarrollo. Esta experiencia nos permitió saber que ninguna herramienta es perfecta, ninguna satisface todos los requerimientos, y por ello recomendamos algunos tips para elegir la adecuada:

  • Iniciá de a poco, despacio y asignando recursos razonables para tu empresa.
  • No conectes en primera instancia esta herramienta a tu información transaccional, primero tené en claro tu modelo trayendo los datos desde formatos planos.
  • Empieza con un P&L, luego ve por el Cash Flow y en última instancia el Patrimonial.
  • No quieras tener modelos complejos de Data Visualization cuando no estas seguro de los datos con los que trabajás.
  • No pretendas modelos predictivos ni prescriptivos, llegarán en su debido momento.
  • Focalizate en ser capaz de explicar lo fundamental que sucede en tu compañía, y una vez que muestres valor a tu Dirección y Accionistas, comenzá tranquilo acrecentando las funcionalidades de tu modelo.
  • Descentralizá, buscá modelos colaborativos, transparentes y públicos a fin de recibir feedback constante que te permitirá crecer de modo sustentable.
  • Buscá elegir tecnologías abiertas, con lenguajes capaces de soportar estadísticas y modelos de Machine Learning, como ser Python.
  • Los modelos en la nube no son mala palabra, y brindan decenas de oportunidades.
  • Los modelos de Financial Planning & Analytics son de los equipos de Finanzas y no de TI. TI acompaña y nos ayudará a lograr nuestros objetivos pero debemos ser capaces de gobernar nuestra herramienta.

Trabajamos día a día para devolverle el tiempo a todos aquellos que trabajan en las áreas de finanzas de diferentes organizaciones a fin que logren volcarlo al análisis de los datos.

Esperamos que te hayan sido de mucha utilidad estos pequeños consejos y puedas aplicarlos para recorrer el camino Financial Analytics de la mejor manera. 

Por eso, te invitamos a conocer más sobre nuestras experiencias.

Y si aún no lo hiciste, ¡no olvides suscribirte para recibir nuestros newsletter!

BLUEDRAFT

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Semanas atrás contamos cuáles eran los pains (dolores en español) más comunes del área de finanzas a la hora de trabajar. Lo hicimos a través de la nota Los dolores de las áreas financieras – Parte 1”, hoy te invitamos a leer la segunda parte de estos desafíos que afrontan los profesionales de finanzas.

En BlueDraft luego de recopilar información de experiencias y proyectos ayudando a los equipos de finanzas a automatizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A), identificamos un conjunto de 8 pains más comunes en etapas iniciales del recorrido que ofrece aplicar FP&A.

Es por eso que si todavía no leíste la primer parte, te invitamos a hacerlo:
LOS DOLORES DE LAS ÁREAS FINANCIERAS

A continuación, comenzamos con la segunda y última sección de estos dolores:

 

5 . No se logra brindar a tiempo la información clave para tomar decisiones

Gran parte de los encuestados en nuestros estudios, dice entregar fuera de término y con muy poco análisis final el presupuesto consolidado. Este es un primer problema que suele aparecer, pero se agrava cuando indican que suelen reportar el control presupuestario con posterioridad al día 15 una vez cerrado el mes.

Esto no permite tomar decisiones de relevancia para el negocio, y se le da un enfoque forense a la información, describiendo los problemas e ineficiencias operativas, más que a utilizar la información para evaluar como venimos cumpliendo nuestra estrategia de negocios.

Este problema se agrava en el tiempo cuando pasamos de analizar información económica, a evaluar la información financiera derivada de un cash flow, donde la gravedad de no haber anticipado la disponibilidad de caja, puede traer consecuencias difíciles de gestionar en lo inmediato.

La tecnología viene a suplir estas falencias, entregando en tiempo y en forma la información mínima necesaria para tomar decisiones oportunas.

Descargá el siguiente informe para conocer qué tiempos insumen los equipos de finanzas en LATAM

 

6. Dificultad para transicionar desde la Contabilidad Impositiva hacia la Contabilidad de Gestión

Este es un problema que pocos suelen poner en la mesa al elegir herramientas de gestión de datos. La mayoría de las compañías no lleva una contabilidad de gestión en sus ERP sino más bien contabilidades impositivas o legales, las cuales suelen no reflejar la realidad del negocio. Los contadores no quieren ensuciar su contabilidad con provisiones, devengamientos, etc, etc, por lo que cuando llega el momento de usar dicha información contable para tomar decisiones, suele estar confusa o al menos difusa.

Todo modelo de Financial Analytics requiere reclasificaciones, eliminaciones intercompany, ajustes de gestión varios, usar diferentes criterios para reflejar costos de amortización o impositivos dependiendo a qué país y con qué normas contables reportar, y así varios motivos por los cuales se requieren estos ajustes.

Estos ajustes, en el común denominador, se suelen realizar en un excel sin criterios contables estrictos, que permitan gestionar los  mismos en el tiempo. Tampoco permiten la trazabilidad desde una contabilidad legal o impositiva, hacia una contabilidad de gestión o financiera, haciendo muy difícil responder preguntas y explicar cómo se llegan a los resultados expuestos. Estas dificultades se reflejan cuando quien pregunta son los auditores externos y tenemos riesgos de observaciones innecesarias.

La tecnología aplicada a estos procesos permite tener una contabilidad de gestión que sea permeable de ser auditada, y respetando todos los criterios que las resoluciones generales contables nos indican.

7. Nos quedamos con muy poco tiempo para analizar

Llegado el momento de exponer nuestros informes y trabajo de recopilación de datos, nos sucede que siempre llegamos con la lengua afuera, con muy poco margen de maniobra y sin destinar el tiempo suficiente al análisis de los datos.

Suele pasar que a los directores y ejecutivos de la compañía les interesa que lleguemos a nuestras reuniones con insight detectados, con oportunidades de mejora a proponer, y con iniciativas estratégicas pensadas previamente. Pero lo que sucede en realidad es que presentamos información bajo una modalidad descriptiva, brindando juicios sin tantos fundamentos o carecen de afirmaciones válidas

Debemos apoyarnos en la tecnología para que nuestros análisis sean más veloces y en tiempo, y que ante un cambio repentino de último momento, podamos realizarlo con un menor nivel de estrés.

8. Problemas para realizar simulación de escenarios y variables

En países de LATAM donde las variables macro son muy volátiles y cambiantes, es fundamental disponer de herramientas que permitan realizar simulaciones de escenarios.

Es por eso que todos los equipos de finanzas disponen de recursos más que suficientes para modelar y simular escenarios, sin embargo, por los 7 puntos anteriormente descritos, se hace difícil sacarle el mayor provecho a estas habilidades en la práctica.

Este es un dolor más que relevante a resolver por medio de la tecnología y en nuestra experiencia, se hace más que difícil modelar a la perfección estos modelos, por lo cual recomendamos trabajar sobre análisis de sensibilidad que permitan entender qué variables macroeconómicas son más críticas de modelar, y así poner nuestro esfuerzo y recursos de a una por vez hasta llegar a nuestro modelo deseado.

En BlueDraft venimos trabajando con modelos de Financial Planning & Analytics (FP&A) desde hace casi 20 años, bajo múltiples tecnologías y complejidades de desarrollo. Esta experiencia nos permitió saber que ninguna herramienta es perfecta, ninguna satisface todos los requerimientos, y por ello recomendamos algunos tips para elegir la adecuada:

  • Iniciá de a poco, despacio y asignando recursos razonables para tu empresa.
  • No conectes en primera instancia esta herramienta a tu información transaccional, primero tené en claro tu modelo trayendo los datos desde formatos planos.
  • Empieza con un P&L, luego ve por el Cash Flow y en última instancia el Patrimonial.
  • No quieras tener modelos complejos de Data Visualization cuando no estas seguro de los datos con los que trabajás.
  • No pretendas modelos predictivos ni prescriptivos, llegarán en su debido momento.
  • Focalizate en ser capaz de explicar lo fundamental que sucede en tu compañía, y una vez que muestres valor a tu Dirección y Accionistas, comenzá tranquilo acrecentando las funcionalidades de tu modelo.
  • Descentralizá, buscá modelos colaborativos, transparentes y públicos a fin de recibir feedback constante que te permitirá crecer de modo sustentable.
  • Buscá elegir tecnologías abiertas, con lenguajes capaces de soportar estadísticas y modelos de Machine Learning, como ser Python.
  • Los modelos en la nube no son mala palabra, y brindan decenas de oportunidades.
  • Los modelos de Financial Planning & Analytics son de los equipos de Finanzas y no de TI. TI acompaña y nos ayudará a lograr nuestros objetivos pero debemos ser capaces de gobernar nuestra herramienta.

Trabajamos día a día para devolverle el tiempo a todos aquellos que trabajan en las áreas de finanzas de diferentes organizaciones a fin que logren volcarlo al análisis de los datos.

Esperamos que te hayan sido de mucha utilidad estos pequeños consejos y puedas aplicarlos para recorrer el camino Financial Analytics de la mejor manera. 

Por eso, te invitamos a conocer más sobre nuestras experiencias.

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Semanas atrás contamos cuáles eran los pains (dolores en español) más comunes del área de finanzas a la hora de trabajar. Lo hicimos a través de la nota Los dolores de las áreas financieras – Parte 1”, hoy te invitamos a leer la segunda parte de estos desafíos que afrontan los profesionales de finanzas.

En BlueDraft luego de recopilar información de experiencias y proyectos ayudando a los equipos de finanzas a automatizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A), identificamos un conjunto de 8 pains más comunes en etapas iniciales del recorrido que ofrece aplicar FP&A.

Es por eso que si todavía no leíste la primer parte, te invitamos a hacerlo:
LOS DOLORES DE LAS ÁREAS FINANCIERAS

A continuación, comenzamos con la segunda y última sección de estos dolores:

 

5 . No se logra brindar a tiempo la información clave para tomar decisiones

Gran parte de los encuestados en nuestros estudios, dice entregar fuera de término y con muy poco análisis final el presupuesto consolidado. Este es un primer problema que suele aparecer, pero se agrava cuando indican que suelen reportar el control presupuestario con posterioridad al día 15 una vez cerrado el mes.

Esto no permite tomar decisiones de relevancia para el negocio, y se le da un enfoque forense a la información, describiendo los problemas e ineficiencias operativas, más que a utilizar la información para evaluar como venimos cumpliendo nuestra estrategia de negocios.

Este problema se agrava en el tiempo cuando pasamos de analizar información económica, a evaluar la información financiera derivada de un cash flow, donde la gravedad de no haber anticipado la disponibilidad de caja, puede traer consecuencias difíciles de gestionar en lo inmediato.

La tecnología viene a suplir estas falencias, entregando en tiempo y en forma la información mínima necesaria para tomar decisiones oportunas.

Descargá el siguiente informe para conocer qué tiempos insumen los equipos de finanzas en LATAM

 

6. Dificultad para transicionar desde la Contabilidad Impositiva hacia la Contabilidad de Gestión

Este es un problema que pocos suelen poner en la mesa al elegir herramientas de gestión de datos. La mayoría de las compañías no lleva una contabilidad de gestión en sus ERP sino más bien contabilidades impositivas o legales, las cuales suelen no reflejar la realidad del negocio. Los contadores no quieren ensuciar su contabilidad con provisiones, devengamientos, etc, etc, por lo que cuando llega el momento de usar dicha información contable para tomar decisiones, suele estar confusa o al menos difusa.

Todo modelo de Financial Analytics requiere reclasificaciones, eliminaciones intercompany, ajustes de gestión varios, usar diferentes criterios para reflejar costos de amortización o impositivos dependiendo a qué país y con qué normas contables reportar, y así varios motivos por los cuales se requieren estos ajustes.

Estos ajustes, en el común denominador, se suelen realizar en un excel sin criterios contables estrictos, que permitan gestionar los  mismos en el tiempo. Tampoco permiten la trazabilidad desde una contabilidad legal o impositiva, hacia una contabilidad de gestión o financiera, haciendo muy difícil responder preguntas y explicar cómo se llegan a los resultados expuestos. Estas dificultades se reflejan cuando quien pregunta son los auditores externos y tenemos riesgos de observaciones innecesarias.

La tecnología aplicada a estos procesos permite tener una contabilidad de gestión que sea permeable de ser auditada, y respetando todos los criterios que las resoluciones generales contables nos indican.

7. Nos quedamos con muy poco tiempo para analizar

Llegado el momento de exponer nuestros informes y trabajo de recopilación de datos, nos sucede que siempre llegamos con la lengua afuera, con muy poco margen de maniobra y sin destinar el tiempo suficiente al análisis de los datos.

Suele pasar que a los directores y ejecutivos de la compañía les interesa que lleguemos a nuestras reuniones con insight detectados, con oportunidades de mejora a proponer, y con iniciativas estratégicas pensadas previamente. Pero lo que sucede en realidad es que presentamos información bajo una modalidad descriptiva, brindando juicios sin tantos fundamentos o carecen de afirmaciones válidas

Debemos apoyarnos en la tecnología para que nuestros análisis sean más veloces y en tiempo, y que ante un cambio repentino de último momento, podamos realizarlo con un menor nivel de estrés.

8. Problemas para realizar simulación de escenarios y variables

En países de LATAM donde las variables macro son muy volátiles y cambiantes, es fundamental disponer de herramientas que permitan realizar simulaciones de escenarios.

Es por eso que todos los equipos de finanzas disponen de recursos más que suficientes para modelar y simular escenarios, sin embargo, por los 7 puntos anteriormente descritos, se hace difícil sacarle el mayor provecho a estas habilidades en la práctica.

Este es un dolor más que relevante a resolver por medio de la tecnología y en nuestra experiencia, se hace más que difícil modelar a la perfección estos modelos, por lo cual recomendamos trabajar sobre análisis de sensibilidad que permitan entender qué variables macroeconómicas son más críticas de modelar, y así poner nuestro esfuerzo y recursos de a una por vez hasta llegar a nuestro modelo deseado.

En BlueDraft venimos trabajando con modelos de Financial Planning & Analytics (FP&A) desde hace casi 20 años, bajo múltiples tecnologías y complejidades de desarrollo. Esta experiencia nos permitió saber que ninguna herramienta es perfecta, ninguna satisface todos los requerimientos, y por ello recomendamos algunos tips para elegir la adecuada:

  • Iniciá de a poco, despacio y asignando recursos razonables para tu empresa.
  • No conectes en primera instancia esta herramienta a tu información transaccional, primero tené en claro tu modelo trayendo los datos desde formatos planos.
  • Empieza con un P&L, luego ve por el Cash Flow y en última instancia el Patrimonial.
  • No quieras tener modelos complejos de Data Visualization cuando no estas seguro de los datos con los que trabajás.
  • No pretendas modelos predictivos ni prescriptivos, llegarán en su debido momento.
  • Focalizate en ser capaz de explicar lo fundamental que sucede en tu compañía, y una vez que muestres valor a tu Dirección y Accionistas, comenzá tranquilo acrecentando las funcionalidades de tu modelo.
  • Descentralizá, buscá modelos colaborativos, transparentes y públicos a fin de recibir feedback constante que te permitirá crecer de modo sustentable.
  • Buscá elegir tecnologías abiertas, con lenguajes capaces de soportar estadísticas y modelos de Machine Learning, como ser Python.
  • Los modelos en la nube no son mala palabra, y brindan decenas de oportunidades.
  • Los modelos de Financial Planning & Analytics son de los equipos de Finanzas y no de TI. TI acompaña y nos ayudará a lograr nuestros objetivos pero debemos ser capaces de gobernar nuestra herramienta.

Trabajamos día a día para devolverle el tiempo a todos aquellos que trabajan en las áreas de finanzas de diferentes organizaciones a fin que logren volcarlo al análisis de los datos.

Esperamos que te hayan sido de mucha utilidad estos pequeños consejos y puedas aplicarlos para recorrer el camino Financial Analytics de la mejor manera. 

Por eso, te invitamos a conocer más sobre nuestras experiencias.

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#QuizFinanzas – Transformación Digital de Áreas Financieras

#QuizFinanzas – Transformación Digital de Áreas Financieras

La modernización de las áreas dentro de una empresa es moneda corriente en el siglo XXI. Una de ellas, el área de finanzas, se está reinventando de a poco para transitar el camino de lo que se denomina Financial Analytics, un ámbito muy grande que hace referencia a la transformación digital de los procesos de Planning, Controlling, Reporting y Analysis.

Es por esto que BlueDraft como empresa dedicada a resolver las necesidades de los equipos de finanzas, decidió llevar a tierra qué tan real es esta situación en LATAM, identificando 3 etapas que atraviesa toda empresa hasta llegar a una optimización de sus procesos de FP&A (Financial Planning & Analysis) , estas son etapa Starter, Increasing, y Strategic.

Entonces, ¿Cómo lo hicimos? A través de un Quiz, donde CFO’s, Gerentes de Planeamiento y Control de Gestión, sacaron a la luz cómo realizan hoy el trabajo los equipos de finanzas corporativas.

A continuación, te mostramos las 4 conclusiones más relevantes:

  • Mucho tiempo a confeccionar y poco a analizar

Las respuestas a la pregunta ¿Crees que es posible que tu equipo pueda dedicarle menos tiempo a tareas manuales y repetitivas en el corto plazo? Arrojaron los siguientes resultados:

%

Dicen estar a años luz de eso

%

Lo ven como un sueño alcanzable

%

Es un deseo ya cumplido

Muchos profesionales de finanzas comentan que la causa de soñar con el escenario ideal de trabajo se debe a la dependencia de una gran gama de tareas manuales, entre estas, manipular varias hojas de cálculo, comunicarse a través de extensas cadenas de mails, tener que consolidar múltiples archivos diferentes, entre otras.

  • Trabajar con información integrada para tomar decisiones no es tarea fácil

Tras preguntar ¿Cómo se comparte la información al resto de la organización? Obtuvimos los siguientes datos:

%

Arman multiples Excels, y PPTs para presentar en reuniones o mail

%

Tienen Excels compartidos y aplican BI para analizarlo

%

Democratizan la información y comparten presupuestos y reportes

Los workflows de trabajo en medianas y grandes empresas a veces involucran una gran cantidad de participantes. Cuando los datos son sensibles y estos participantes dependen demasiado de hojas de cálculo, los errores tienden a aparecer con más regularidad.
Es por eso que gran parte de la primer conclusión (“dedicar mucho tiempo a confeccionar”) viene dado por no contar con herramientas que permitan validar la información, trackear modificaciones, y sobre todo asegurar que los documentos de trabajo tengan una estructura correlacionada para facilitar la consolidación.

  • El ciclo para armar el presupuesto y hacer análisis de datos, debe dejar de ser un proceso estresante

Cuando se preguntó cómo describirían la situación de cerrar presupuestos, forecast y hacer reportes de control de gestión, los encuestados respondieron lo siguiente:

%

Consideran una odisea este proceso

%

Es una aventura transitandola con pocos inconvenientes

%

Tienen poco stress gracias a la tecnología

Una gran parte aceptó identificar estas tareas como estresantes y tendientes a inconvenientes. Armar reportes y analizar la información a veces no es una tarea fácil si los datos reales contra los presupuestados no tienen una conexión automática y simple de hacer.
El 21% que logró considerar “poco estresante” este proceso lo logró incorporando tecnología, ya sea BI o herramientas de FP&A que brinden medidores, gráficos, y KPI’s con los cuales el análisis además de ser automático, ayuda a los profesionales de finanzas a explicar ante sus jefes o directores con mayor simpleza

  • Predecir el futuro a través de escenarios y variables es un deseo a cumplir

El uso de hipótesis, preguntas “what-if”, y variables para generar escenarios de decisión, es una necesidad apremiante para los equipos de finanzas corporativas. Pero ¿Qué respondieron los encuestados cuando preguntamos sobre la complejidad de lograr esto?:

%

Utópico por basar su trabajo en Excel

%

Han encontrado herramientas pero es complejo

%

Aplican algoritmos y matemáticas avanzadas a sus modelos

Para llegar a este nivel de predicción, no siempre se tiene en cuenta que hay una dependencia extrema de los datos base que usamos para hacerlo.
Si una base de datos no es segura y no está estructurada de la forma adecuada, las proyecciones que hagamos sobre ella no servirán de mucho. Es por esto que gran parte de las respuestas consideran complejo lograr cumplir este deseo.

Por último, nos gustaría mostrar cómo están preparados hoy los equipos de finanzas en LATAM para aprovechar las oportunidades que ofrecen las prácticas de Financial Analytics. 

Los resultados de este Quiz fueron los siguientes:

  • STARTER 32% 32%
  • INCREASING 31% 31%
  • STRATEGIC 37% 37%

Como vemos, la división es pareja, siendo los equipos en etapa Starter los que más deben trabajar para comenzar a dedicar menos tiempo a tareas manuales, aquellos en etapa Increasing pueden empezar a automatizar o simplificar algunas tareas para lograr mayores resultados, y los de etapa Strategic que se permiten obtener los beneficios de aplicar Financial Analytics en sus tareas.

 

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La modernización de las áreas dentro de una empresa es moneda corriente en el siglo XXI. Una de ellas, el área de finanzas, se está reinventando de a poco para transitar el camino de lo que se denomina Financial Analytics, un ámbito muy grande que hace referencia a la transformación digital de los procesos de Planning, Controlling, Reporting y Analysis.

Es por esto que BlueDraft como empresa dedicada a resolver las necesidades de los equipos de finanzas, decidió llevar a tierra qué tan real es esta situación en LATAM, identificando 3 etapas que atraviesa toda empresa hasta llegar a una optimización de sus procesos de FP&A (Financial Planning & Analysis) , estas son etapa Starter, Increasing, y Strategic.

Entonces, ¿Cómo lo hicimos? A través de un Quiz, donde CFO’s, Gerentes de Planeamiento y Control de Gestión, sacaron a la luz cómo realizan hoy el trabajo los equipos de finanzas corporativas.

A continuación, te mostramos las 4 conclusiones más relevantes:

  • Mucho tiempo a confeccionar y poco a analizar

Las respuestas a la pregunta ¿Crees que es posible que tu equipo pueda dedicarle menos tiempo a tareas manuales y repetitivas en el corto plazo? Arrojaron los siguientes resultados:

%

Dicen estar a años luz de eso

%

Lo ven como un sueño alcanzable

%

Es un deseo ya cumplido

Muchos profesionales de finanzas comentan que la causa de soñar con el escenario ideal de trabajo se debe a la dependencia de una gran gama de tareas manuales, entre estas, manipular varias hojas de cálculo, comunicarse a través de extensas cadenas de mails, tener que consolidar múltiples archivos diferentes, entre otras.

  • Trabajar con información integrada para tomar decisiones no es tarea fácil

Tras preguntar ¿Cómo se comparte la información al resto de la organización? Obtuvimos los siguientes datos:

%

Arman multiples Excels, y PPTs para presentar en reuniones o mail

%

Tienen Excels compartidos y aplican BI para analizarlo

%

Democratizan la información y comparten presupuestos y reportes

Los workflows de trabajo en medianas y grandes empresas a veces involucran una gran cantidad de participantes. Cuando los datos son sensibles y estos participantes dependen demasiado de hojas de cálculo, los errores tienden a aparecer con más regularidad.
Es por eso que gran parte de la primer conclusión (“dedicar mucho tiempo a confeccionar”) viene dado por no contar con herramientas que permitan validar la información, trackear modificaciones, y sobre todo asegurar que los documentos de trabajo tengan una estructura correlacionada para facilitar la consolidación.

  • El ciclo para armar el presupuesto y hacer análisis de datos, debe dejar de ser un proceso estresante

Cuando se preguntó cómo describirían la situación de cerrar presupuestos, forecast y hacer reportes de control de gestión, los encuestados respondieron lo siguiente:

%

Consideran una odisea este proceso

%

Es una aventura transitandola con pocos inconvenientes

%

Tienen poco stress gracias a la tecnología

Una gran parte aceptó identificar estas tareas como estresantes y tendientes a inconvenientes. Armar reportes y analizar la información a veces no es una tarea fácil si los datos reales contra los presupuestados no tienen una conexión automática y simple de hacer.
El 21% que logró considerar “poco estresante” este proceso lo logró incorporando tecnología, ya sea BI o herramientas de FP&A que brinden medidores, gráficos, y KPI’s con los cuales el análisis además de ser automático, ayuda a los profesionales de finanzas a explicar ante sus jefes o directores con mayor simpleza

  • Predecir el futuro a través de escenarios y variables es un deseo a cumplir

El uso de hipótesis, preguntas “what-if”, y variables para generar escenarios de decisión, es una necesidad apremiante para los equipos de finanzas corporativas. Pero ¿Qué respondieron los encuestados cuando preguntamos sobre la complejidad de lograr esto?:

%

Utópico por basar su trabajo en Excel

%

Han encontrado herramientas pero es complejo

%

Aplican algoritmos y matemáticas avanzadas a sus modelos

Para llegar a este nivel de predicción, no siempre se tiene en cuenta que hay una dependencia extrema de los datos base que usamos para hacerlo.
Si una base de datos no es segura y no está estructurada de la forma adecuada, las proyecciones que hagamos sobre ella no servirán de mucho. Es por esto que gran parte de las respuestas consideran complejo lograr cumplir este deseo.

Por último, nos gustaría mostrar cómo están preparados hoy los equipos de finanzas en LATAM para aprovechar las oportunidades que ofrecen las prácticas de Financial Analytics. 

Los resultados de este Quiz fueron los siguientes:

  • STARTER 32% 32%
  • INCREASING 31% 31%
  • STRATEGIC 37% 37%

Como vemos, la división es pareja, siendo los equipos en etapa Starter los que más deben trabajar para comenzar a dedicar menos tiempo a tareas manuales, aquellos en etapa Increasing pueden empezar a automatizar o simplificar algunas tareas para lograr mayores resultados, y los de etapa Strategic que se permiten obtener los beneficios de aplicar Financial Analytics en sus tareas.

 

BLUEDRAFT

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La modernización de las áreas dentro de una empresa es moneda corriente en el siglo XXI. Una de ellas, el área de finanzas, se está reinventando de a poco para transitar el camino de lo que se denomina Financial Analytics, un ámbito muy grande que hace referencia a la transformación digital de los procesos de Planning, Controlling, Reporting y Analysis.

Es por esto que BlueDraft como empresa dedicada a resolver las necesidades de los equipos de finanzas, decidió llevar a tierra qué tan real es esta situación en LATAM, identificando 3 etapas que atraviesa toda empresa hasta llegar a una optimización de sus procesos de FP&A (Financial Planning & Analysis) , estas son etapa Starter, Increasing, y Strategic.

Entonces, ¿Cómo lo hicimos? A través de un Quiz, donde CFO’s, Gerentes de Planeamiento y Control de Gestión, sacaron a la luz cómo realizan hoy el trabajo los equipos de finanzas corporativas.

A continuación, te mostramos las 4 conclusiones más relevantes:

  • Mucho tiempo a confeccionar y poco a analizar

Las respuestas a la pregunta ¿Crees que es posible que tu equipo pueda dedicarle menos tiempo a tareas manuales y repetitivas en el corto plazo? Arrojaron los siguientes resultados:

%

Dicen estar a años luz de eso

%

Lo ven como un sueño alcanzable

%

Es un deseo ya cumplido

Muchos profesionales de finanzas comentan que la causa de soñar con el escenario ideal de trabajo se debe a la dependencia de una gran gama de tareas manuales, entre estas, manipular varias hojas de cálculo, comunicarse a través de extensas cadenas de mails, tener que consolidar múltiples archivos diferentes, entre otras.

  • Trabajar con información integrada para tomar decisiones no es tarea fácil

Tras preguntar ¿Cómo se comparte la información al resto de la organización? Obtuvimos los siguientes datos:

%

Arman multiples Excels, y PPTs para presentar en reuniones o mail

%

Tienen Excels compartidos y aplican BI para analizarlo

%

Democratizan la información y comparten presupuestos y reportes

Los workflows de trabajo en medianas y grandes empresas a veces involucran una gran cantidad de participantes. Cuando los datos son sensibles y estos participantes dependen demasiado de hojas de cálculo, los errores tienden a aparecer con más regularidad.
Es por eso que gran parte de la primer conclusión (“dedicar mucho tiempo a confeccionar”) viene dado por no contar con herramientas que permitan validar la información, trackear modificaciones, y sobre todo asegurar que los documentos de trabajo tengan una estructura correlacionada para facilitar la consolidación.

  • El ciclo para armar el presupuesto y hacer análisis de datos, debe dejar de ser un proceso estresante

Cuando se preguntó cómo describirían la situación de cerrar presupuestos, forecast y hacer reportes de control de gestión, los encuestados respondieron lo siguiente:

%

Consideran una odisea este proceso

%

Es una aventura transitandola con pocos inconvenientes

%

Tienen poco stress gracias a la tecnología

Una gran parte aceptó identificar estas tareas como estresantes y tendientes a inconvenientes. Armar reportes y analizar la información a veces no es una tarea fácil si los datos reales contra los presupuestados no tienen una conexión automática y simple de hacer.
El 21% que logró considerar “poco estresante” este proceso lo logró incorporando tecnología, ya sea BI o herramientas de FP&A que brinden medidores, gráficos, y KPI’s con los cuales el análisis además de ser automático, ayuda a los profesionales de finanzas a explicar ante sus jefes o directores con mayor simpleza

  • Predecir el futuro a través de escenarios y variables es un deseo a cumplir

El uso de hipótesis, preguntas “what-if”, y variables para generar escenarios de decisión, es una necesidad apremiante para los equipos de finanzas corporativas. Pero ¿Qué respondieron los encuestados cuando preguntamos sobre la complejidad de lograr esto?:

%

Utópico por basar su trabajo en Excel

%

Han encontrado herramientas pero es complejo

%

Aplican algoritmos y matemáticas avanzadas a sus modelos

Para llegar a este nivel de predicción, no siempre se tiene en cuenta que hay una dependencia extrema de los datos base que usamos para hacerlo.
Si una base de datos no es segura y no está estructurada de la forma adecuada, las proyecciones que hagamos sobre ella no servirán de mucho. Es por esto que gran parte de las respuestas consideran complejo lograr cumplir este deseo.

Por último, nos gustaría mostrar cómo están preparados hoy los equipos de finanzas en LATAM para aprovechar las oportunidades que ofrecen las prácticas de Financial Analytics. 

Los resultados de este Quiz fueron los siguientes:

  • STARTER 32% 32%
  • INCREASING 31% 31%
  • STRATEGIC 37% 37%

Como vemos, la división es pareja, siendo los equipos en etapa Starter los que más deben trabajar para comenzar a dedicar menos tiempo a tareas manuales, aquellos en etapa Increasing pueden empezar a automatizar o simplificar algunas tareas para lograr mayores resultados, y los de etapa Strategic que se permiten obtener los beneficios de aplicar Financial Analytics en sus tareas.

 

BLUEDRAFT

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LOS DOLORES DE LAS ÁREAS FINANCIERAS

LOS DOLORES DE LAS ÁREAS FINANCIERAS

¿Cuáles son los principales inconvenientes que suele afrontar un equipo de finanzas, al momento de llevar a cabo sus procesos de Financial Planning y Analytics (FP&A)?

Los equipos de finanzas, al igual que todos los equipos de una empresa que debe trabajar con múltiples actores, diversas áreas y multiplicidad de fuentes de datos, suelen tener momentos del mes y del año muy estresantes y apremiantes. 

Estos dolores que nuestros amigos de Finanzas viven, los conocemos muy bien porque también los hemos vivido en cada una de nuestras experiencias laborales, sin embargo, para cada personalidad y estilo de organización, suelen tener variantes y diferencias propias de cada cual.

Por ello en esta ocasión, queremos contarles algunos de esos problemas que más se han repetido en los proyectos de análisis de datos y flujos de presupuestación en los que hemos trabajado, en especial con equipos de contabilidad y finanzas.

Cada empresa es un mundo aparte, con diferentes exigencias y perfiles. Si tomaramos el modelo de las 7S de McKinsey, y los llevamos a intentar modelizar un software de Financial Planning & Analytics, dificilmente podremos tener una única versión de dicho software, ya que cada compañía tiene su estrategia, sus sistemas y estructura, su estilo de gestión y sus habilidades disponibles en cada una de las personas que la integran.
Por lo tanto, cada empresa tiene su propia forma de crear valor compartido a la misma.

Por otro lado, cada industria es diferente, sus mercados viven diferentes momentos, y las necesidades de la propia compañía inmersa en dicho mercado, también tienen sus particularidades.

Por dichos motivos, los problemas en cada una de ellas cambian, y está en nosotros buscar las formas y métodos que permitan reducir los mismos, y lograr mayor aceptación por parte de las personas, del software que los ayude a resolver su día a día.

En BlueDraft, estos obstáculos y problemas, los llamamos “pains”, dolores traducido al español, y en adelante nos referiremos puntualmente a aquellos pains referentes al área financiera, de planeamiento, de control de gestión, u oficina de datos, que mes a mes deben lidiar con estos problemas y ayudar a su organización para lograr analizar los datos y reportar en tiempo y en forma.

Trabajamos con herramientas para modelar flujos de trabajo que derivan de metodologías de Design Thinking, las cuales se llaman Journey Map y BluePrints. En dichas herramientas modelamos los pasos de un proceso de planeamiento y análisis financiero donde hemos detectado múltiples dolores y los hemos ordenado desde el inicio, momento donde preparamos los datos y recabamos información, hasta el final, donde debemos tener una mayor capacidad de análisis y simulación de escenarios:

1. Inconvenientes para construir un ámbito colaborativo

Cuando iniciamos cualquier proceso de presupuestación, se requiere la colaboración de todas las áreas y personas involucradas en el mismo, en dos direcciones. La primera es cuando descentralizamos y solicitamos nos carguen y envíen información de sus objetivos presupuestados, y la segunda cuando recepcionamos la información y procedemos a consolidarla.
Dependiendo la modalidad de presupuestación de cada compañía (base histórica o base cero por ejemplo), y su tamaño y cantidad de personas involucradas, esta tarea puede ser más o menos compleja y podría demandar decenas de horas del equipo de Finanzas. Ellos deben crear las plantillas una a una, nominarlas por cada referente de unidad de negocio o centro de costos, enviarlas vía mail, hacerle seguimiento, reclamarlas y volver a reclamarlas una y otra vez, hasta lograr tener una primera versión y así proceder a analizar sus datos y consolidar toda la compañía.
Este proceso suele iterarse varias veces hasta llegar al resultado deseado. Un modelo sin un flujo automatizado, con notificaciones y alertas que ayuden a impulsar el circuito, suele ser poco eficiente y consumidor de tiempos improductivos para el equipo de Finanzas.

En nuestro estudio de las áreas financieras, mostramos los tiempos incurridos para este proceso en Latam
. La tecnología permite automatizar estas tareas rutinarias que no aportan valor al negocio para alocar sus tiempos a realizar un mejor análisis de la información.

2. Enorme cantidad de errores al recabar los datos y su procesamiento, haciendo que existan muchos re-trabajos y tareas manuales

Según nuestros estudios y experiencias, la mayoría de las áreas financieras conecta sus datos desde múltiples orígenes. Sus plantillas de cargas de presupuesto, sus ERP, sus variables macros, etc. No todos disponen de herramientas que consoliden dichos datos, que los validen, limpien, procesen y consoliden en un repositorio normalizado.
Al no disponer de dichas herramientas, también se hace difícil el control de datos y la detección temprana de los errores o fallas en cálculos. La gran mayoría utiliza Excel o Google Spreadsheet, existiendo tantas versiones como veces hayan iterado en el punto 1. A mayor cantidad de versiones, mayores probabilidades de errores aparecen.
Los colaboradores del proceso, tanto las áreas como así también las personas intervinientes, pueden guardar mal los datos, en celdas incorrectas, con nombres de archivo mal guardados o modificando la propia estructura de estos archivos. Los vínculos fallan, los archivos se corrompen, y el trabajo se pierde. Así mismo, al detectar errores o datos que llamen la atención, resulta muy difícil rastrear dónde está la falla.

Estos problemas generan una gran pérdida de tiempo y peor aún, un fuerte malestar en los responsables del planeamiento. La tecnología en este caso servirá para validar la información previo a subirla y a consolidarla, haciendo que los responsables de la carga verifiquen sus errores antes de pasarlos al equipo de Finanzas. También ayuda a hacer una trazabilidad del dato, desde que lo sube el responsable del área o centro de costos, hasta que se consolida, entendiendo el impacto de cada cambio o versión entregada.

3. Integración de fuentes de información en una única plataforma

Aquí, ante este problema, los equipos de finanzas suelen sentirse más dependientes de las áreas de IT, lo que lleva a mayores frustraciones. Los datos que circulan en toda empresa suelen estar dispersos por varios sistemas transaccionales o repositorios de datos, los cuales en el común de los casos, no disponen de consultas que permitan explotar los datos a nuestra manera.
Necesitamos convertirlos en un formato legible e integrable a nuestros archivos de reporting y gestión, mediante los cuales los cruzaremos con nuestros presupuestos. Necesitamos convertir la información transaccional, en información para tomar decisiones, y normalmente llega con formatos difíciles de trabajar, y en tiempos que no se corresponden con nuestras necesidades y la de los directores, a fin de tomar decisiones.

Lograr implementar herramientas que extraigan los datos de los transaccionales, los transformen a nuestras necesidades, y los suban a nuestros repositorios de trabajo, suele ser un buen desafío para el equipo de Finanzas. Una vez logrado, permitirá a la empresa tomar decisiones usando una misma fuente de información, utilizando un mismo glosario, bajo mismos criterios de cálculo, y formas de reportar. La empresa que logre implementar con éxito herramientas de integración de datos, será menos analfabeta de datos, y potenciará su capacidad de análisis.

4. Se suele generar cierta desconfianza en los datos con los que trabajamos

Por todo lo mencionado anteriormente, los analistas de finanzas coinciden en que suele haber errores en la carga de datos, los cuales no se logran detectar. Esto genera que los informes finales puedan presentar inconsistencias, datos poco fiables e incluso errores.
Pero el mayor problema no suele darse en los propios equipos que arman los reportes, sino más bien en los Directores o Ejecutivos que los leen o a los cuales se los presentamos. Nos sucede que estamos tan enfrascados y preocupados en el armado de los reportes, que se nos suelen escapar análisis claves, y el gran problema deriva en que dichos Directores y Ejecutivos, no se les suele escapar.
Nos realizan preguntas claves, se nos dificulta responderles, y ello conlleva en ir generando cierta desconfianza y en deteriorar nuestra imagen como equipo de trabajo.

Hasta aquí llega la primer parte de los “Pains de Áreas Financieras” relevados. Resolver estos obstáculos no es tarea fácil, aun así la tecnología en el área se está incorporando de a poco, siempre con la idea de optimizar estas tareas que afrontan los profesionales de finanzas día a día y poder cumplir el objetivo de “devolverle el tiempo al equipo de finanzas”

>> Te invitamos a leer la SEGUNDA PARTE de esta nota >>

También podes suscribirte y recibir más notas de interés para que estés al tanto de las tendencias sobre modernización del área de finanzas.

Juan Pablo Baldoni

CEO & Founder Partner de BlueDraft y Creatribe

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¿Cuáles son los principales inconvenientes que suele afrontar un equipo de finanzas, al momento de llevar a cabo sus procesos de Financial Planning y Analytics (FP&A)?

Los equipos de finanzas, al igual que todos los equipos de una empresa que debe trabajar con múltiples actores, diversas áreas y multiplicidad de fuentes de datos, suelen tener momentos del mes y del año muy estresantes y apremiantes. 

Estos dolores que nuestros amigos de Finanzas viven, los conocemos muy bien porque también los hemos vivido en cada una de nuestras experiencias laborales, sin embargo, para cada personalidad y estilo de organización, suelen tener variantes y diferencias propias de cada cual.

Por ello en esta ocasión, queremos contarles algunos de esos problemas que más se han repetido en los proyectos de análisis de datos y flujos de presupuestación en los que hemos trabajado, en especial con equipos de contabilidad y finanzas.

Cada empresa es un mundo aparte, con diferentes exigencias y perfiles. Si tomaramos el modelo de las 7S de McKinsey, y los llevamos a intentar modelizar un software de Financial Planning & Analytics, dificilmente podremos tener una única versión de dicho software, ya que cada compañía tiene su estrategia, sus sistemas y estructura, su estilo de gestión y sus habilidades disponibles en cada una de las personas que la integran.
Por lo tanto, cada empresa tiene su propia forma de crear valor compartido a la misma.

Por otro lado, cada industria es diferente, sus mercados viven diferentes momentos, y las necesidades de la propia compañía inmersa en dicho mercado, también tienen sus particularidades.

Por dichos motivos, los problemas en cada una de ellas cambian, y está en nosotros buscar las formas y métodos que permitan reducir los mismos, y lograr mayor aceptación por parte de las personas, del software que los ayude a resolver su día a día.

En BlueDraft, estos obstáculos y problemas, los llamamos “pains”, dolores traducido al español, y en adelante nos referiremos puntualmente a aquellos pains referentes al área financiera, de planeamiento, de control de gestión, u oficina de datos, que mes a mes deben lidiar con estos problemas y ayudar a su organización para lograr analizar los datos y reportar en tiempo y en forma.

Trabajamos con herramientas para modelar flujos de trabajo que derivan de metodologías de Design Thinking, las cuales se llaman Journey Map y BluePrints. En dichas herramientas modelamos los pasos de un proceso de planeamiento y análisis financiero donde hemos detectado múltiples dolores y los hemos ordenado desde el inicio, momento donde preparamos los datos y recabamos información, hasta el final, donde debemos tener una mayor capacidad de análisis y simulación de escenarios:

1. Inconvenientes para construir un ámbito colaborativo

Cuando iniciamos cualquier proceso de presupuestación, se requiere la colaboración de todas las áreas y personas involucradas en el mismo, en dos direcciones. La primera es cuando descentralizamos y solicitamos nos carguen y envíen información de sus objetivos presupuestados, y la segunda cuando recepcionamos la información y procedemos a consolidarla.
Dependiendo la modalidad de presupuestación de cada compañía (base histórica o base cero por ejemplo), y su tamaño y cantidad de personas involucradas, esta tarea puede ser más o menos compleja y podría demandar decenas de horas del equipo de Finanzas. Ellos deben crear las plantillas una a una, nominarlas por cada referente de unidad de negocio o centro de costos, enviarlas vía mail, hacerle seguimiento, reclamarlas y volver a reclamarlas una y otra vez, hasta lograr tener una primera versión y así proceder a analizar sus datos y consolidar toda la compañía.
Este proceso suele iterarse varias veces hasta llegar al resultado deseado. Un modelo sin un flujo automatizado, con notificaciones y alertas que ayuden a impulsar el circuito, suele ser poco eficiente y consumidor de tiempos improductivos para el equipo de Finanzas.

En nuestro estudio de las áreas financieras, mostramos los tiempos incurridos para este proceso en Latam
. La tecnología permite automatizar estas tareas rutinarias que no aportan valor al negocio para alocar sus tiempos a realizar un mejor análisis de la información.

2. Enorme cantidad de errores al recabar los datos y su procesamiento, haciendo que existan muchos re-trabajos y tareas manuales

Según nuestros estudios y experiencias, la mayoría de las áreas financieras conecta sus datos desde múltiples orígenes. Sus plantillas de cargas de presupuesto, sus ERP, sus variables macros, etc. No todos disponen de herramientas que consoliden dichos datos, que los validen, limpien, procesen y consoliden en un repositorio normalizado.
Al no disponer de dichas herramientas, también se hace difícil el control de datos y la detección temprana de los errores o fallas en cálculos. La gran mayoría utiliza Excel o Google Spreadsheet, existiendo tantas versiones como veces hayan iterado en el punto 1. A mayor cantidad de versiones, mayores probabilidades de errores aparecen.
Los colaboradores del proceso, tanto las áreas como así también las personas intervinientes, pueden guardar mal los datos, en celdas incorrectas, con nombres de archivo mal guardados o modificando la propia estructura de estos archivos. Los vínculos fallan, los archivos se corrompen, y el trabajo se pierde. Así mismo, al detectar errores o datos que llamen la atención, resulta muy difícil rastrear dónde está la falla.

Estos problemas generan una gran pérdida de tiempo y peor aún, un fuerte malestar en los responsables del planeamiento. La tecnología en este caso servirá para validar la información previo a subirla y a consolidarla, haciendo que los responsables de la carga verifiquen sus errores antes de pasarlos al equipo de Finanzas. También ayuda a hacer una trazabilidad del dato, desde que lo sube el responsable del área o centro de costos, hasta que se consolida, entendiendo el impacto de cada cambio o versión entregada.

3. Integración de fuentes de información en una única plataforma

Aquí, ante este problema, los equipos de finanzas suelen sentirse más dependientes de las áreas de IT, lo que lleva a mayores frustraciones. Los datos que circulan en toda empresa suelen estar dispersos por varios sistemas transaccionales o repositorios de datos, los cuales en el común de los casos, no disponen de consultas que permitan explotar los datos a nuestra manera.
Necesitamos convertirlos en un formato legible e integrable a nuestros archivos de reporting y gestión, mediante los cuales los cruzaremos con nuestros presupuestos. Necesitamos convertir la información transaccional, en información para tomar decisiones, y normalmente llega con formatos difíciles de trabajar, y en tiempos que no se corresponden con nuestras necesidades y la de los directores, a fin de tomar decisiones.

Lograr implementar herramientas que extraigan los datos de los transaccionales, los transformen a nuestras necesidades, y los suban a nuestros repositorios de trabajo, suele ser un buen desafío para el equipo de Finanzas. Una vez logrado, permitirá a la empresa tomar decisiones usando una misma fuente de información, utilizando un mismo glosario, bajo mismos criterios de cálculo, y formas de reportar. La empresa que logre implementar con éxito herramientas de integración de datos, será menos analfabeta de datos, y potenciará su capacidad de análisis.

4. Se suele generar cierta desconfianza en los datos con los que trabajamos

Por todo lo mencionado anteriormente, los analistas de finanzas coinciden en que suele haber errores en la carga de datos, los cuales no se logran detectar. Esto genera que los informes finales puedan presentar inconsistencias, datos poco fiables e incluso errores.
Pero el mayor problema no suele darse en los propios equipos que arman los reportes, sino más bien en los Directores o Ejecutivos que los leen o a los cuales se los presentamos. Nos sucede que estamos tan enfrascados y preocupados en el armado de los reportes, que se nos suelen escapar análisis claves, y el gran problema deriva en que dichos Directores y Ejecutivos, no se les suele escapar.
Nos realizan preguntas claves, se nos dificulta responderles, y ello conlleva en ir generando cierta desconfianza y en deteriorar nuestra imagen como equipo de trabajo.

Hasta aquí llega la primer parte de los “Pains de Áreas Financieras” relevados. Resolver estos obstáculos no es tarea fácil, aun así la tecnología en el área se está incorporando de a poco, siempre con la idea de optimizar estas tareas que afrontan los profesionales de finanzas día a día y poder cumplir el objetivo de “devolverle el tiempo al equipo de finanzas”

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Juan Pablo Baldoni

CEO & Founder Partner de BlueDraft y Creatribe

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¿Cuáles son los principales inconvenientes que suele afrontar un equipo de finanzas, al momento de llevar a cabo sus procesos de Financial Planning y Analytics (FP&A)?

Los equipos de finanzas, al igual que todos los equipos de una empresa que debe trabajar con múltiples actores, diversas áreas y multiplicidad de fuentes de datos, suelen tener momentos del mes y del año muy estresantes y apremiantes. 

Estos dolores que nuestros amigos de Finanzas viven, los conocemos muy bien porque también los hemos vivido en cada una de nuestras experiencias laborales, sin embargo, para cada personalidad y estilo de organización, suelen tener variantes y diferencias propias de cada cual.

Por ello en esta ocasión, queremos contarles algunos de esos problemas que más se han repetido en los proyectos de análisis de datos y flujos de presupuestación en los que hemos trabajado, en especial con equipos de contabilidad y finanzas.

Cada empresa es un mundo aparte, con diferentes exigencias y perfiles. Si tomaramos el modelo de las 7S de McKinsey, y los llevamos a intentar modelizar un software de Financial Planning & Analytics, dificilmente podremos tener una única versión de dicho software, ya que cada compañía tiene su estrategia, sus sistemas y estructura, su estilo de gestión y sus habilidades disponibles en cada una de las personas que la integran.
Por lo tanto, cada empresa tiene su propia forma de crear valor compartido a la misma.

Por otro lado, cada industria es diferente, sus mercados viven diferentes momentos, y las necesidades de la propia compañía inmersa en dicho mercado, también tienen sus particularidades.

Por dichos motivos, los problemas en cada una de ellas cambian, y está en nosotros buscar las formas y métodos que permitan reducir los mismos, y lograr mayor aceptación por parte de las personas, del software que los ayude a resolver su día a día.

En BlueDraft, estos obstáculos y problemas, los llamamos “pains”, dolores traducido al español, y en adelante nos referiremos puntualmente a aquellos pains referentes al área financiera, de planeamiento, de control de gestión, u oficina de datos, que mes a mes deben lidiar con estos problemas y ayudar a su organización para lograr analizar los datos y reportar en tiempo y en forma.

Trabajamos con herramientas para modelar flujos de trabajo que derivan de metodologías de Design Thinking, las cuales se llaman Journey Map y BluePrints. En dichas herramientas modelamos los pasos de un proceso de planeamiento y análisis financiero donde hemos detectado múltiples dolores y los hemos ordenado desde el inicio, momento donde preparamos los datos y recabamos información, hasta el final, donde debemos tener una mayor capacidad de análisis y simulación de escenarios:

1. Inconvenientes para construir un ámbito colaborativo

Cuando iniciamos cualquier proceso de presupuestación, se requiere la colaboración de todas las áreas y personas involucradas en el mismo, en dos direcciones. La primera es cuando descentralizamos y solicitamos nos carguen y envíen información de sus objetivos presupuestados, y la segunda cuando recepcionamos la información y procedemos a consolidarla.
Dependiendo la modalidad de presupuestación de cada compañía (base histórica o base cero por ejemplo), y su tamaño y cantidad de personas involucradas, esta tarea puede ser más o menos compleja y podría demandar decenas de horas del equipo de Finanzas. Ellos deben crear las plantillas una a una, nominarlas por cada referente de unidad de negocio o centro de costos, enviarlas vía mail, hacerle seguimiento, reclamarlas y volver a reclamarlas una y otra vez, hasta lograr tener una primera versión y así proceder a analizar sus datos y consolidar toda la compañía.
Este proceso suele iterarse varias veces hasta llegar al resultado deseado. Un modelo sin un flujo automatizado, con notificaciones y alertas que ayuden a impulsar el circuito, suele ser poco eficiente y consumidor de tiempos improductivos para el equipo de Finanzas.

En nuestro estudio de las áreas financieras, mostramos los tiempos incurridos para este proceso en Latam
. La tecnología permite automatizar estas tareas rutinarias que no aportan valor al negocio para alocar sus tiempos a realizar un mejor análisis de la información.

2. Enorme cantidad de errores al recabar los datos y su procesamiento, haciendo que existan muchos re-trabajos y tareas manuales

Según nuestros estudios y experiencias, la mayoría de las áreas financieras conecta sus datos desde múltiples orígenes. Sus plantillas de cargas de presupuesto, sus ERP, sus variables macros, etc. No todos disponen de herramientas que consoliden dichos datos, que los validen, limpien, procesen y consoliden en un repositorio normalizado.
Al no disponer de dichas herramientas, también se hace difícil el control de datos y la detección temprana de los errores o fallas en cálculos. La gran mayoría utiliza Excel o Google Spreadsheet, existiendo tantas versiones como veces hayan iterado en el punto 1. A mayor cantidad de versiones, mayores probabilidades de errores aparecen.
Los colaboradores del proceso, tanto las áreas como así también las personas intervinientes, pueden guardar mal los datos, en celdas incorrectas, con nombres de archivo mal guardados o modificando la propia estructura de estos archivos. Los vínculos fallan, los archivos se corrompen, y el trabajo se pierde. Así mismo, al detectar errores o datos que llamen la atención, resulta muy difícil rastrear dónde está la falla.

Estos problemas generan una gran pérdida de tiempo y peor aún, un fuerte malestar en los responsables del planeamiento. La tecnología en este caso servirá para validar la información previo a subirla y a consolidarla, haciendo que los responsables de la carga verifiquen sus errores antes de pasarlos al equipo de Finanzas. También ayuda a hacer una trazabilidad del dato, desde que lo sube el responsable del área o centro de costos, hasta que se consolida, entendiendo el impacto de cada cambio o versión entregada.

3. Integración de fuentes de información en una única plataforma

Aquí, ante este problema, los equipos de finanzas suelen sentirse más dependientes de las áreas de IT, lo que lleva a mayores frustraciones. Los datos que circulan en toda empresa suelen estar dispersos por varios sistemas transaccionales o repositorios de datos, los cuales en el común de los casos, no disponen de consultas que permitan explotar los datos a nuestra manera.
Necesitamos convertirlos en un formato legible e integrable a nuestros archivos de reporting y gestión, mediante los cuales los cruzaremos con nuestros presupuestos. Necesitamos convertir la información transaccional, en información para tomar decisiones, y normalmente llega con formatos difíciles de trabajar, y en tiempos que no se corresponden con nuestras necesidades y la de los directores, a fin de tomar decisiones.

Lograr implementar herramientas que extraigan los datos de los transaccionales, los transformen a nuestras necesidades, y los suban a nuestros repositorios de trabajo, suele ser un buen desafío para el equipo de Finanzas. Una vez logrado, permitirá a la empresa tomar decisiones usando una misma fuente de información, utilizando un mismo glosario, bajo mismos criterios de cálculo, y formas de reportar. La empresa que logre implementar con éxito herramientas de integración de datos, será menos analfabeta de datos, y potenciará su capacidad de análisis.

4. Se suele generar cierta desconfianza en los datos con los que trabajamos

Por todo lo mencionado anteriormente, los analistas de finanzas coinciden en que suele haber errores en la carga de datos, los cuales no se logran detectar. Esto genera que los informes finales puedan presentar inconsistencias, datos poco fiables e incluso errores.
Pero el mayor problema no suele darse en los propios equipos que arman los reportes, sino más bien en los Directores o Ejecutivos que los leen o a los cuales se los presentamos. Nos sucede que estamos tan enfrascados y preocupados en el armado de los reportes, que se nos suelen escapar análisis claves, y el gran problema deriva en que dichos Directores y Ejecutivos, no se les suele escapar.
Nos realizan preguntas claves, se nos dificulta responderles, y ello conlleva en ir generando cierta desconfianza y en deteriorar nuestra imagen como equipo de trabajo.

Hasta aquí llega la primer parte de los “Pains de Áreas Financieras” relevados. Resolver estos obstáculos no es tarea fácil, aun así la tecnología en el área se está incorporando de a poco, siempre con la idea de optimizar estas tareas que afrontan los profesionales de finanzas día a día y poder cumplir el objetivo de “devolverle el tiempo al equipo de finanzas”

>> Te invitamos a leer la SEGUNDA PARTE de esta nota >>

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Juan Pablo Baldoni

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