¿Cómo el área de finanzas puede ahorrar tiempo?

¿Cómo el área de finanzas puede ahorrar tiempo?

by BlueDraft

4 minutos de lectura

El tiempo y los profesionales financieros están conectados en una batalla desde hace años, donde estos últimos luchan por evitar hacer horas extra, evitar estresarse en los cierres de mes, y sobretodo en la gestión del Cash Flow y el Presupuesto.

En varias charlas con nuestros usuarios, muchos nos cuentan que terminar de trabajar a horario es casi utópico en los meses clave, donde hay que cerrar presupuestos, o hay que cerrar un reporte financiero.

El área de finanzas está repleta de personas muy capacitadas, personas que han estudiado años para ser expertos en analizar y tomar decisiones, además de muchas otras habilidades, tanto desde la mirada económica como financiera. Pero actualmente muchos de ellos se están preguntando

 

¿Por qué dedico tanto tiempo a tareas de confección de reportes y tan poco a tareas de análisis?


La respuesta a esta pregunta no depende de una variable, sino de muchas. Luego de hablar con más de 150 profesionales de finanzas sobre cómo realizan hoy su trabajo, en BlueDraft relevamos las siguientes 4 razones más citadas por estos profesionales.

 

  • Depender 100% de hojas de cálculo

Tal como comentamos en los “4 desafíos de utilizar Excel para las finanzas corporativas”, no es nuestra idea desmerecer esta gran herramienta, la cual llega a ser cuidada y vista como la creación divina a la que tanto esfuerzo se le dedicó para que funcione “sin romperse”.

Aun así, hemos escuchado infinitas veces profesionales en fases de presupuestación comentando frases como “me preocupa más que cambien la estructura de la planilla a que cambien el número”, o “ya entro sabiendo que alguna celda tengo que corregir”.

Estos pequeños errores, que sumados generan varios re-trabajos, hacen que depender de las planillas de cálculo sean la razón más citada por las personas a las que ayudamos en BlueDraft

 

  • No contar con un control de modificaciones

Supongamos que la planilla funciona perfectamente, que cada hoja tiene una relación cuasi-perfecta con las demás, fórmulas que funcionan. 

Ahora pensemos, ¿Qué sucede si la inflación no fue la esperada y hay que ajustar el Presupuesto? ¿Y si hay que realizar un cambio de las variables financieras usadas para proyectar nuestro Cash Flow?. Cuando el profesional de finanzas no realiza todas las tareas, y delega por ejemplo la carga de información a responsables de área, este momento es un gran desafío.

El contexto actual apoya a que los cambios en las finanzas de los negocios sean afectadas constantemente, esto se traduce a que las planillas que se usan también lo sean. 

Lo que conlleva cada cambio, cada Forecast, se multiplica por la cantidad de usuarios que participan de los procesos de Presupuesto, Control de Gestión y Reporte. ¿Cómo saber todos los cambios que hizo el Gerente de Sistemas cuando le pedimos bajar su presupuesto? Respuestas difíciles de responder sin dedicarles mucho tiempo, y sin tener una tecnología que los controle automáticamente.

 

  • Comunicación vía mail 

Siguiendo con el escenario hipotético que planteamos, ahora pensemos el punto de crear un presupuesto. El encargado de gestionarlo debe apoyarse en información o conocimientos que están en cabeza de otras personas de la empresa, como los responsables de ventas, costos y demás áreas. 

¿Sería eficiente comunicarse por mails individuales para pedir toda esta información? ¿Sería eficiente esperar a que respondan estos mails para poder cargar los datos? ¿Cuánto tardamos en escribir un mail, y cuánto en hacerle el seguimiento ante la falta de respuesta?

Esta situación, es una de las que demora tanto la creación de presupuestos en los negocios. Softwares actuales le dan solución generando “fechas límite” de carga de datos, y recordatorios automáticos a los usuarios que pueden trabar el proceso.

 

  • Desconfiar en la integridad de los datos

La cuarta razón, y no menos importante, es la desconfianza que pueden llegar a sentir los encargados de analizar los datos, lo que genera por ejemplo revisar varias veces una celda o una fórmula antes de estar seguro de tomar una decisión.

Un reporte se nutre de una base de información, pero si esa base funciona sin tener validados al máximo los datos ¿Cómo puede el analista estar seguro de presentar a su dirección con estos reportes? ¿Cómo asegura que sus proyecciones son fiables?

Cuando muchas personas participan de un proceso, el error humano es difícil de evitar, pero si dependemos de una planilla de cálculo que tampoco nos permite identificar esos errores, la calidad de una proyección no será fiable.

Dar seguridad al usuario de finanzas es la prioridad de las soluciones actuales, algo que con la tecnología puede resolverse de forma simple, de hecho la cuarentena mundial que provocó el COVID-19 hizo que nuestro CEO Juan Pablo Baldoni hable de ello en la nota titulada “¿Cómo puede un CFO cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?

Volviendo a nuestra pregunta inicial, el futuro cercano es prometedor tal cuál lo es en las demás áreas, y eso es gracias al avance de la tecnología. Soluciones en la nube, presupuestos facilitados, reportes automáticos, y varias alternativas más hacen que de a poco esa pregunta vaya quedando en el pasado.

Las finanzas están cambiando con el tiempo, el camino hacia la aplicación de las técnicas de Financial Planning & Analytics están inundando los negocios con más frecuencia. 

Podemos decir entonces a manera de cierre, que si hoy uno dedica más tiempo a tareas de confección que a tareas de análisis es porque está en la etapa inicial de un interesante camino. 

Te invitamos a conocer en qué etapa del camino estás respecto a los profesionales de LATAM viendo los resultados globales de nuestro Quiz “Transformación Digital de Áreas Financieras

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La respuesta a esta pregunta no depende de una variable, sino de muchas. Luego de hablar con más de 150 profesionales de finanzas sobre cómo realizan hoy su trabajo, en BlueDraft relevamos las siguientes 4 razones más citadas por estos profesionales.

 

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Tal como comentamos en los “4 desafíos de utilizar Excel para las finanzas corporativas”, no es nuestra idea desmerecer esta gran herramienta, la cual llega a ser cuidada y vista como la creación divina a la que tanto esfuerzo se le dedicó para que funcione “sin romperse”.

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  • No contar con un control de modificaciones

Supongamos que la planilla funciona perfectamente, que cada hoja tiene una relación cuasi-perfecta con las demás, fórmulas que funcionan. 

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Lo que conlleva cada cambio, cada Forecast, se multiplica por la cantidad de usuarios que participan de los procesos de Presupuesto, Control de Gestión y Reporte. ¿Cómo saber todos los cambios que hizo el Gerente de Sistemas cuando le pedimos bajar su presupuesto? Respuestas difíciles de responder sin dedicarles mucho tiempo, y sin tener una tecnología que los controle automáticamente.

 

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¿Sería eficiente comunicarse por mails individuales para pedir toda esta información? ¿Sería eficiente esperar a que respondan estos mails para poder cargar los datos? ¿Cuánto tardamos en escribir un mail, y cuánto en hacerle el seguimiento ante la falta de respuesta?

Esta situación, es una de las que demora tanto la creación de presupuestos en los negocios. Softwares actuales le dan solución generando “fechas límite” de carga de datos, y recordatorios automáticos a los usuarios que pueden trabar el proceso.

 

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La cuarta razón, y no menos importante, es la desconfianza que pueden llegar a sentir los encargados de analizar los datos, lo que genera por ejemplo revisar varias veces una celda o una fórmula antes de estar seguro de tomar una decisión.

Un reporte se nutre de una base de información, pero si esa base funciona sin tener validados al máximo los datos ¿Cómo puede el analista estar seguro de presentar a su dirección con estos reportes? ¿Cómo asegura que sus proyecciones son fiables?

Cuando muchas personas participan de un proceso, el error humano es difícil de evitar, pero si dependemos de una planilla de cálculo que tampoco nos permite identificar esos errores, la calidad de una proyección no será fiable.

Dar seguridad al usuario de finanzas es la prioridad de las soluciones actuales, algo que con la tecnología puede resolverse de forma simple, de hecho la cuarentena mundial que provocó el COVID-19 hizo que nuestro CEO Juan Pablo Baldoni hable de ello en la nota titulada “¿Cómo puede un CFO cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?

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Las finanzas están cambiando con el tiempo, el camino hacia la aplicación de las técnicas de Financial Planning & Analytics están inundando los negocios con más frecuencia. 

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Las mentes analíticas serán claves en el despertar de los negocios

Las mentes analíticas serán claves en el despertar de los negocios

Juan Pablo Baldoni

Co-Founder en BlueDraft
y Creatribe

8 minutos de lectura

¿Cuáles son los perfiles que impulsan la transformación de las finanzas?

En Diciembre de 2019, ya hablábamos en nuestro artículo sobre la importancia del rol del CFO en la transformación digital de una empresa, y allí se reflejaban estas 4 fuerzas que impulsan la transformación de los CFO:

  1. El Poder de los Datos
  2. Participación estratégica en los C-Levels
  3. Velocidad de respuesta al cambio constante
  4. Evitar la dependencia técnica para acceder a la información

Todas confluyen en mejorar los procesos de toma de decisiones usando datos. 

Hoy nos centraremos en las personas que integran los equipos de finanzas, y la importancia de entrenar sus mentes para ponerlas en modo analítico.

En la coyuntura actual, están apareciendo y desapareciendo oportunidades y amenazas del mercado, por eso los datos serán fundamentales para reflotar la economía en general, y las empresas en particular.

Estas mentes analíticas serán fundamentales para acelerar la digitalización de las empresas. Y como todas las transformaciones que se están dando en los negocios, demandan un gran esfuerzo por acelerar la formación y desarrollo de estos perfiles profesionales.

Los equipos de Finanzas han ido logrando realizar con mayor facilidad los procesos esenciales de todo negocio, llámese emitir facturas, dar seguimiento a las cobranzas, cerrar los balances, etc. 

Por ello, una vez que la base digital que ostenten esté firme, estarán en condiciones de dar el salto y convertirse en asesores estratégicos del CEO al aprovechar tecnologías más avanzadas, como aquellas que potencian el analytics, algunas de las cuales las hemos enunciado en el artículo, Tecnologías emergentes que impactan en el trabajo de los equipos de Finanzas

Llevo muchos años participando de diferentes proyectos vinculados a datos y conocimiento, en los cuales fui tomando diferentes roles analíticos. Ya sea cuando tuve que cumplir un rol ejecutivo en finanzas o cuando actué de asesor a equipos de otras empresas, siempre intenté apoyarme en los miembros del equipo que mayores capacidades analíticas mostraban.  

“El pensamiento analítico hay que desarrollarlo y entrenarlo, y cuanto mayor es el esfuerzo, mayores las recompensas.”

Cuando trabajamos en equipo, y sobre todo cuando nos toca liderarlo, es interesante contar con personas que desafían nuestras afirmaciones, que las cuestionen.

Se sacan mejores resultados cuando dichos cuestionamientos los suelen acompañar con evidencias y no con emociones, y más aún, cuando se realizaron trabajos previos de recopilar información, analizarla y extraer insights que permitan ser la base de nuestras conversaciones.

Estas mentes analíticas suelen pensar los problemas de modo secuencial, estudiando aquellos que surgen en nuestro día a día de manera lineal. Es por ello, que suelen organizar los pensamientos con precisión y claridad.

Yo tengo una  personalidad emprendedora y suelo tomar riesgos y avanzo en paralelo con más de un proyecto a la vez, lo cual me dificulta analizar detalladamente dichos riesgos. Estos perfiles me han ayudado mucho a organizarme, detectar estos riesgos inherentes en cada proyecto y tener una visión más amplia, desde distintos ángulos y perspectivas, más reflexiva.

Hoy quiero compartir mis puntos de vista sobre la modernización digital de las finanzas en las empresas y cómo influyen las mentes analíticas en su aceleración .

 

¿Qué significa realmente el término tan usado hoy día: Transformación Digital en Finanzas?

Las áreas de Finanzas se están constituyendo en el HUB de información de una empresa, todo pasa por ellas, fluye por los sistemas que éstas administran. Los equipos de Finanzas se están preparando para potenciar estos cambios, para recibir más tecnología y ser capaces de soportar ese flujo de información y entrenarse para analizarlos.

Toda transacción de una empresa, puede ser leída y analizada a través de Finanzas, y por ello, estos equipos se convierten en conectores, en un HUB de información, en el alma de la organización…

Las tecnologías implementadas desde Finanzas tienen un impacto único en la empresa de manera integral, porque todo fluye por aquí, desde una simple consolidación de datos, hasta los propios procesos de toma de decisiones.

Los análisis de los datos realizados pueden influir en las asociaciones interfuncionales, las compensaciones y los incentivos, que a su vez, pueden influir en cómo se tomen las decisiones claves del negocio. Estos análisis también afecta a los procesos por los cuáles se prioricen los proyectos de la empresa, además de influir en cómo se miden y comunican los resultados del negocio

 

¿Qué tecnologías son claves en esta aceleración de la digitalización?

Algunas de estas tecnologías se las comentamos en el articulo tecnologías emergentes que impactan en el trabajo de los equipos de Finanzas, poniendo el foco en aquellas que pudiesen ser disruptivas para la empresa.

En lo personal,  me gusta ordenarlas a partir del flujo de trabajo que apalancan, y en los procesos en los cuales son más utilizadas.

Podemos ir desde la gestión de compras o del payroll, como así también la gestión de cobranzas y la administración de caja, hasta llegar a todas las herramientas de Financial Planning & Analytics (FP&A) que soportan todo el proceso analitico, reportes ad hoc, presupuesto y forecasting, tanto desde la mirada de resultados, como así también desde el flujo de efectivo.

Podemos preguntarnos, ¿Por qué tanto esfuerzo en automatizar estos procesos? Hay decenas de motivos, pero el más importante considero que es la velocidad, tanto durante la ejecución de los procesos, como así también la velocidad con la que disponibilizamos los datos a quienes deben tomar las decisiones claves para el devenir del negocio.

Cuando estos procesos son soportados por herramientas como el Excel, se suelen desarrollar off-line y con muchísimo trabajo manual, lo que deriva en muchos errores. A mayores errores, más tiempos de resolución de los mismos, entonces perdemos velocidad y precisión en la toma de decisiones como hemos contado en 4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel.

Otro de los motivos por los que considero que es fundamental ese esfuerzo por mejorar la digitalización de área, es porque la mayoría de los integrantes de equipos de Finanzas son profesionales, sofisticados, en su gran mayoría personas muy inteligentes y ambiciosas. 

Han estudiado carreras de grado y de posgrado, por lo tanto, al verse enredados en planillas enormes, complejas y con decenas de dificultades en sus vínculos, no suele ser muy alentador, por el contrario, genera mucha frustración que desvía el foco en lo importante: detectar oportunidades de mejora, ya sea en la eficiencia de los costos, o en acrecentar el negocio. 

Estas personas son armas de alta precisión que si están focalizados, podrán ayudar a dar en el blanco a los directores en sus procesos de toma de decisiones.

También son fundamentales estas digitalizaciones para eliminar costos improductivos o ineficiencias en los mismos, además de la prevención para que una vez ocurridos no vuelvan a generarse. 

Estos costos se pueden eliminar al reducir el tiempo dedicado a tareas manuales o estándares, y al liberar tiempos del equipo para destinarlo al análisis de la información, permitirá detectar puntos de mejora en la organización en sectores críticos como comercial, logística, almacenamiento y stock, y muchos más.

Comparto dos ejemplos:

 

Ejemplo 1: la automatización de estos procesos podría eliminar la intervención de muchas jefaturas que llevan a una mayor burocracia, ya que parte del monitoreo se realiza con tecnología.

Comparto dos ejemplos:

 

Ejemplo 2: se podrían hacer más eficientes las rutas de entrega de nuestros productos, o reducir el stock de seguridad evitando tener dinero inmovilizado o hacer más eficiente el capital de trabajo.

La Transformación Analítica de las Áreas de Finanzas

En mi opinión, creo que lo más disruptivo que se está dando en estos momentos, es la transformación analitica que las áreas de Finanzas están atravesando, que incluye informes tradicionales, pero también complejos modelos de pronósticos y proyecciones de las diferentes variables que ven cambiar día tras día. También están tomando mayor confianza en el uso de interpretación de texto, uso de bots y de inteligencia artificial, permitiendo una mayor capacidad analítica y de entendimiento de lo que podría suceder en el mercado o industria.

Hoy día podemos usar estos datos, no solo para integrarlos a nuestros propios modelos de forecasting, sino también para consolidar nuestros datos con modelos externos, y así recibir diferentes escenarios posibles.

Las herramientas de FP&A pueden conectarse a cualquier sistema, ya sea nuestro ERP, CRM o las mismas planillas de excel que teníamos dispersas, y darle una absoluta integración a las partes.

Respecto a las salidas, y a pesar que las herramientas de Financial Analytics ya contienen decenas de analiticas, también se integran muy fácilmente a otras herramientas de BI como ser Quick Sight, QlikView y QlikSense, Tableau, Power BI y otras, haciendo que el potencial de análisis sea enormemente mayor.

El siguiente paso es el de disponibilizar en la empresa soluciones de Machine Learning que brinden análisis predictivos y prescriptivos. Acá debemos ir por pasos, primero veamos si podemos acceder a datos que estén correlacionados con nuestro negocio y, por lo tanto, ser más capaces para pronosticar y tomar decisiones con estos pronósticos. Probablemente trabajemos con datos macroeconómicos, tendencias de la industria, y algunos datos generados por nosotros. 

La pregunta es si somos capaces de correlacionarlos. Si la respuesta es , pasemos al próximo paso.

En el segundo paso pasaremos a ser capaces de tener un equipo que pueda escribir código en Python o en R, un código algorítmico que permite resolver problemas complejos o estadísticas aplicadas, de manera ad hoc. La idea es que podamos tomar nuestros datos históricos, sumarle estas correlaciones calculadas, y así poder encontrar los mejores escenarios futuros para nuestro negocio. Esa es la parte del negocio, parte de la digitalización y automatización, en la que la mayoría de las empresas está trabajando en este contexto tan volátil.

 

¿Y cuál es el límite de esta digitalización?

Lo primero que quiero decir es que estas automatizaciones, lejos están de significar la eliminación de puestos de trabajo o de personas en general, sino que las mismas deben aggiornarse a la realidad tecnológica que nos toca vivir.

Reportar y brindar información de calidad es un verdadero dolor de cabeza para los equipos de Finanzas, y lo saben todos los profesionales que han trabajado en ello.

Les propongo automatizar y digitalizar todo aquello que sus recursos les permitan, porque liberar la mente para ponerla en modo análisis no es fácil, pero es clave para adoptar el pensamiento analítico.

El armado de informes y su distribución debería estar totalmente automatizado, salvo por lo que hace a las discusiones grupales, al debate, y a la argumentación de los resultados que arrojan los datos. Esto es lo rico del análisis de datos.

Conectar las áreas operativas de la empresa con Finanzas ha sido casi siempre muy difícil y doloroso, pero estas soluciones ayudan y mucho.

Si una empresa tuviese que analizar constantemente un escenario en el cual el inventario es clave y debe mantener ciertos niveles en almacenes, pero a su vez tienen dificultades con la rentabilidad por lo que los costos de almacenamiento impactan negativamente, podría usar estas tecnologías para buscar los mercados en los cuales colocar stock a fin de delegar el costo de almacenamiento en su cadena de distribución y así mejorar la rentabilidad.

En 2015 hicimos junto a BlueDraft un modelo para una empresa embotelladora de bebidas gaseosas, donde tenían este problema.

Conectamos sus datos históricos de venta con los datos del sistema meteorológico nacional. Así calculamos 5 años de ventas en cantidades, en las diferentes regiones geográficas, y con las diferentes condiciones climáticas. Luego, ese mismo modelo, lo conectamos al pronóstico extendido.

El resultado: Todos los días corría un modelo que basado en las condiciones climáticas de los siguientes 5 días, el stock mínimo de seguridad que debía haber en cada almacén regional, y las ventas históricas con dichas condiciones, permitía disparar una alerta de oportunidad de colocación de inventario ocioso en cada región, y así se liberaron decenas de millones en capital de trabajo.

Hoy en día las áreas Operativas de la empresa y Finanzas se pueden unir en un mismo Data Lake, haciendo que estos análisis crucen sobre toda la empresa indistintamente de quien los defina, y con qué mirada fueron construidos. Pero lo importante es que cuando se analice el costo de almacenamiento, sea el mismo, mire quien lo mire.

 

¿Tan importante es alcanzar habilidades de análisis predictivo para hacer cosas sofisticadas con datos operativos y financieros?

La verdad es que no en todos los casos. Si se tratan de actividades aisladas, contraten estas habilidades a un proveedor. Si las van a hacer unas pocas veces en el año, construyan una solución relativamente económica, pero si se van a fusionar con el modo de analizar datos del equipo, deberán asignar recursos a fin que logre esta automatización tan deseada.

Las academias de formación profesional, o las propias empresas por medio de institutos de formación, deberán incluir en los planes de capacitación a sus equipos analiticos, habilidades de manejo estadístico, manejo tecnologicos y capacidades de interpretar la información generada por estos modelos. 

A estas habilidades se las denomina Data Literacy, que son la habilidad de leer, trabajar, analizar y argumentar usando datos.

Ahora bien, también es importante aclarar que uno podría convertirse en el mejor profesional de análisis de datos, pero nunca deberá dejar de lado que las habilidades políticas, de comunicación, e interpersonales, seguirán siendo claves para poder comunicar de la mejor manera posible y así hacer llegar el mensaje correcto a las personas correctas, lograr ser persuasivo frente a ese ejecutivo que quiero convencer, e impulsar la acción.
Recién allí, el conjunto de habilidades de la que disponga, podrán ser de gran utilidad a la empresa.

En conclusión a este artículo, podemos responder la siguiente pregunta : 

¿Los CFOs son más estratégicos que antes?

Hoy día se han convertido en el socio clave de los CEOs y creo que se acrecentará ese impacto estratégico que están teniendo, ya que se espera de ellos ser cada vez más capaces de detectar nuevas oportunidades y ejecutar con mayor precisión las mismas.

Ya no son solo los dueños de los datos financieros, sino que avanzan con ser el núcleo analítico de la organización pudiendo analizar tanto horizontal como verticalmente a toda la empresa.

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¿Cuáles son los perfiles que impulsan la transformación de las finanzas?

En Diciembre de 2019, ya hablábamos en nuestro artículo sobre la importancia del rol del CFO en la transformación digital de una empresa, y allí se reflejaban estas 4 fuerzas que impulsan la transformación de los CFO:

  1. El Poder de los Datos
  2. Participación estratégica en los C-Levels
  3. Velocidad de respuesta al cambio constante
  4. Evitar la dependencia técnica para acceder a la información

Todas confluyen en mejorar los procesos de toma de decisiones usando datos. 

Hoy nos centraremos en las personas que integran los equipos de finanzas, y la importancia de entrenar sus mentes para ponerlas en modo analítico.

En la coyuntura actual, están apareciendo y desapareciendo oportunidades y amenazas del mercado, por eso los datos serán fundamentales para reflotar la economía en general, y las empresas en particular.

Estas mentes analíticas serán fundamentales para acelerar la digitalización de las empresas. Y como todas las transformaciones que se están dando en los negocios, demandan un gran esfuerzo por acelerar la formación y desarrollo de estos perfiles profesionales.

Los equipos de Finanzas han ido logrando realizar con mayor facilidad los procesos esenciales de todo negocio, llámese emitir facturas, dar seguimiento a las cobranzas, cerrar los balances, etc. 

Por ello, una vez que la base digital que ostenten esté firme, estarán en condiciones de dar el salto y convertirse en asesores estratégicos del CEO al aprovechar tecnologías más avanzadas, como aquellas que potencian el analytics, algunas de las cuales las hemos enunciado en el artículo, Tecnologías emergentes que impactan en el trabajo de los equipos de Finanzas

Llevo muchos años participando de diferentes proyectos vinculados a datos y conocimiento, en los cuales fui tomando diferentes roles analíticos. Ya sea cuando tuve que cumplir un rol ejecutivo en finanzas o cuando actué de asesor a equipos de otras empresas, siempre intenté apoyarme en los miembros del equipo que mayores capacidades analíticas mostraban.  

“El pensamiento analítico hay que desarrollarlo y entrenarlo, y cuanto mayor es el esfuerzo, mayores las recompensas.”

Cuando trabajamos en equipo, y sobre todo cuando nos toca liderarlo, es interesante contar con personas que desafían nuestras afirmaciones, que las cuestionen.

Se sacan mejores resultados cuando dichos cuestionamientos los suelen acompañar con evidencias y no con emociones, y más aún, cuando se realizaron trabajos previos de recopilar información, analizarla y extraer insights que permitan ser la base de nuestras conversaciones.

Estas mentes analíticas suelen pensar los problemas de modo secuencial, estudiando aquellos que surgen en nuestro día a día de manera lineal. Es por ello, que suelen organizar los pensamientos con precisión y claridad.

Yo tengo una  personalidad emprendedora y suelo tomar riesgos y avanzo en paralelo con más de un proyecto a la vez, lo cual me dificulta analizar detalladamente dichos riesgos. Estos perfiles me han ayudado mucho a organizarme, detectar estos riesgos inherentes en cada proyecto y tener una visión más amplia, desde distintos ángulos y perspectivas, más reflexiva.

Hoy quiero compartir mis puntos de vista sobre la modernización digital de las finanzas en las empresas y cómo influyen las mentes analíticas en su aceleración .

 

¿Qué significa realmente el término tan usado hoy día: Transformación Digital en Finanzas?

Las áreas de Finanzas se están constituyendo en el HUB de información de una empresa, todo pasa por ellas, fluye por los sistemas que éstas administran. Los equipos de Finanzas se están preparando para potenciar estos cambios, para recibir más tecnología y ser capaces de soportar ese flujo de información y entrenarse para analizarlos.

Toda transacción de una empresa, puede ser leída y analizada a través de Finanzas, y por ello, estos equipos se convierten en conectores, en un HUB de información, en el alma de la organización…

Las tecnologías implementadas desde Finanzas tienen un impacto único en la empresa de manera integral, porque todo fluye por aquí, desde una simple consolidación de datos, hasta los propios procesos de toma de decisiones.

Los análisis de los datos realizados pueden influir en las asociaciones interfuncionales, las compensaciones y los incentivos, que a su vez, pueden influir en cómo se tomen las decisiones claves del negocio. Estos análisis también afecta a los procesos por los cuáles se prioricen los proyectos de la empresa, además de influir en cómo se miden y comunican los resultados del negocio

 

¿Qué tecnologías son claves en esta aceleración de la digitalización?

Algunas de estas tecnologías se las comentamos en el articulo tecnologías emergentes que impactan en el trabajo de los equipos de Finanzas, poniendo el foco en aquellas que pudiesen ser disruptivas para la empresa.

En lo personal,  me gusta ordenarlas a partir del flujo de trabajo que apalancan, y en los procesos en los cuales son más utilizadas.

Podemos ir desde la gestión de compras o del payroll, como así también la gestión de cobranzas y la administración de caja, hasta llegar a todas las herramientas de Financial Planning & Analytics (FP&A) que soportan todo el proceso analitico, reportes ad hoc, presupuesto y forecasting, tanto desde la mirada de resultados, como así también desde el flujo de efectivo.

Podemos preguntarnos, ¿Por qué tanto esfuerzo en automatizar estos procesos? Hay decenas de motivos, pero el más importante considero que es la velocidad, tanto durante la ejecución de los procesos, como así también la velocidad con la que disponibilizamos los datos a quienes deben tomar las decisiones claves para el devenir del negocio.

Cuando estos procesos son soportados por herramientas como el Excel, se suelen desarrollar off-line y con muchísimo trabajo manual, lo que deriva en muchos errores. A mayores errores, más tiempos de resolución de los mismos, entonces perdemos velocidad y precisión en la toma de decisiones como hemos contado en 4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel.

Otro de los motivos por los que considero que es fundamental ese esfuerzo por mejorar la digitalización de área, es porque la mayoría de los integrantes de equipos de Finanzas son profesionales, sofisticados, en su gran mayoría personas muy inteligentes y ambiciosas. 

Han estudiado carreras de grado y de posgrado, por lo tanto, al verse enredados en planillas enormes, complejas y con decenas de dificultades en sus vínculos, no suele ser muy alentador, por el contrario, genera mucha frustración que desvía el foco en lo importante: detectar oportunidades de mejora, ya sea en la eficiencia de los costos, o en acrecentar el negocio. 

Estas personas son armas de alta precisión que si están focalizados, podrán ayudar a dar en el blanco a los directores en sus procesos de toma de decisiones.

También son fundamentales estas digitalizaciones para eliminar costos improductivos o ineficiencias en los mismos, además de la prevención para que una vez ocurridos no vuelvan a generarse. 

Estos costos se pueden eliminar al reducir el tiempo dedicado a tareas manuales o estándares, y al liberar tiempos del equipo para destinarlo al análisis de la información, permitirá detectar puntos de mejora en la organización en sectores críticos como comercial, logística, almacenamiento y stock, y muchos más.

Comparto dos ejemplos:

 

Ejemplo 1: la automatización de estos procesos podría eliminar la intervención de muchas jefaturas que llevan a una mayor burocracia, ya que parte del monitoreo se realiza con tecnología.

Comparto dos ejemplos:

 

Ejemplo 2: se podrían hacer más eficientes las rutas de entrega de nuestros productos, o reducir el stock de seguridad evitando tener dinero inmovilizado o hacer más eficiente el capital de trabajo.

La Transformación Analítica de las Áreas de Finanzas

En mi opinión, creo que lo más disruptivo que se está dando en estos momentos, es la transformación analitica que las áreas de Finanzas están atravesando, que incluye informes tradicionales, pero también complejos modelos de pronósticos y proyecciones de las diferentes variables que ven cambiar día tras día. También están tomando mayor confianza en el uso de interpretación de texto, uso de bots y de inteligencia artificial, permitiendo una mayor capacidad analítica y de entendimiento de lo que podría suceder en el mercado o industria.

Hoy día podemos usar estos datos, no solo para integrarlos a nuestros propios modelos de forecasting, sino también para consolidar nuestros datos con modelos externos, y así recibir diferentes escenarios posibles.

Las herramientas de FP&A pueden conectarse a cualquier sistema, ya sea nuestro ERP, CRM o las mismas planillas de excel que teníamos dispersas, y darle una absoluta integración a las partes.

Respecto a las salidas, y a pesar que las herramientas de Financial Analytics ya contienen decenas de analiticas, también se integran muy fácilmente a otras herramientas de BI como ser Quick Sight, QlikView y QlikSense, Tableau, Power BI y otras, haciendo que el potencial de análisis sea enormemente mayor.

El siguiente paso es el de disponibilizar en la empresa soluciones de Machine Learning que brinden análisis predictivos y prescriptivos. Acá debemos ir por pasos, primero veamos si podemos acceder a datos que estén correlacionados con nuestro negocio y, por lo tanto, ser más capaces para pronosticar y tomar decisiones con estos pronósticos. Probablemente trabajemos con datos macroeconómicos, tendencias de la industria, y algunos datos generados por nosotros. 

La pregunta es si somos capaces de correlacionarlos. Si la respuesta es , pasemos al próximo paso.

En el segundo paso pasaremos a ser capaces de tener un equipo que pueda escribir código en Python o en R, un código algorítmico que permite resolver problemas complejos o estadísticas aplicadas, de manera ad hoc. La idea es que podamos tomar nuestros datos históricos, sumarle estas correlaciones calculadas, y así poder encontrar los mejores escenarios futuros para nuestro negocio. Esa es la parte del negocio, parte de la digitalización y automatización, en la que la mayoría de las empresas está trabajando en este contexto tan volátil.

 

¿Y cuál es el límite de esta digitalización?

Lo primero que quiero decir es que estas automatizaciones, lejos están de significar la eliminación de puestos de trabajo o de personas en general, sino que las mismas deben aggiornarse a la realidad tecnológica que nos toca vivir.

Reportar y brindar información de calidad es un verdadero dolor de cabeza para los equipos de Finanzas, y lo saben todos los profesionales que han trabajado en ello.

Les propongo automatizar y digitalizar todo aquello que sus recursos les permitan, porque liberar la mente para ponerla en modo análisis no es fácil, pero es clave para adoptar el pensamiento analítico.

El armado de informes y su distribución debería estar totalmente automatizado, salvo por lo que hace a las discusiones grupales, al debate, y a la argumentación de los resultados que arrojan los datos. Esto es lo rico del análisis de datos.

Conectar las áreas operativas de la empresa con Finanzas ha sido casi siempre muy difícil y doloroso, pero estas soluciones ayudan y mucho.

Si una empresa tuviese que analizar constantemente un escenario en el cual el inventario es clave y debe mantener ciertos niveles en almacenes, pero a su vez tienen dificultades con la rentabilidad por lo que los costos de almacenamiento impactan negativamente, podría usar estas tecnologías para buscar los mercados en los cuales colocar stock a fin de delegar el costo de almacenamiento en su cadena de distribución y así mejorar la rentabilidad.

En 2015 hicimos junto a BlueDraft un modelo para una empresa embotelladora de bebidas gaseosas, donde tenían este problema.

Conectamos sus datos históricos de venta con los datos del sistema meteorológico nacional. Así calculamos 5 años de ventas en cantidades, en las diferentes regiones geográficas, y con las diferentes condiciones climáticas. Luego, ese mismo modelo, lo conectamos al pronóstico extendido.

El resultado: Todos los días corría un modelo que basado en las condiciones climáticas de los siguientes 5 días, el stock mínimo de seguridad que debía haber en cada almacén regional, y las ventas históricas con dichas condiciones, permitía disparar una alerta de oportunidad de colocación de inventario ocioso en cada región, y así se liberaron decenas de millones en capital de trabajo.

Hoy en día las áreas Operativas de la empresa y Finanzas se pueden unir en un mismo Data Lake, haciendo que estos análisis crucen sobre toda la empresa indistintamente de quien los defina, y con qué mirada fueron construidos. Pero lo importante es que cuando se analice el costo de almacenamiento, sea el mismo, mire quien lo mire.

 

¿Tan importante es alcanzar habilidades de análisis predictivo para hacer cosas sofisticadas con datos operativos y financieros?

La verdad es que no en todos los casos. Si se tratan de actividades aisladas, contraten estas habilidades a un proveedor. Si las van a hacer unas pocas veces en el año, construyan una solución relativamente económica, pero si se van a fusionar con el modo de analizar datos del equipo, deberán asignar recursos a fin que logre esta automatización tan deseada.

Las academias de formación profesional, o las propias empresas por medio de institutos de formación, deberán incluir en los planes de capacitación a sus equipos analiticos, habilidades de manejo estadístico, manejo tecnologicos y capacidades de interpretar la información generada por estos modelos. 

A estas habilidades se las denomina Data Literacy, que son la habilidad de leer, trabajar, analizar y argumentar usando datos.

Ahora bien, también es importante aclarar que uno podría convertirse en el mejor profesional de análisis de datos, pero nunca deberá dejar de lado que las habilidades políticas, de comunicación, e interpersonales, seguirán siendo claves para poder comunicar de la mejor manera posible y así hacer llegar el mensaje correcto a las personas correctas, lograr ser persuasivo frente a ese ejecutivo que quiero convencer, e impulsar la acción.
Recién allí, el conjunto de habilidades de la que disponga, podrán ser de gran utilidad a la empresa.

En conclusión a este artículo, podemos responder la siguiente pregunta : 

¿Los CFOs son más estratégicos que antes?

Hoy día se han convertido en el socio clave de los CEOs y creo que se acrecentará ese impacto estratégico que están teniendo, ya que se espera de ellos ser cada vez más capaces de detectar nuevas oportunidades y ejecutar con mayor precisión las mismas.

Ya no son solo los dueños de los datos financieros, sino que avanzan con ser el núcleo analítico de la organización pudiendo analizar tanto horizontal como verticalmente a toda la empresa.

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Co-Founder en BlueDraft y Creatribe

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¿Cuáles son los perfiles que impulsan la transformación de las finanzas?

En Diciembre de 2019, ya hablábamos en nuestro artículo sobre la importancia del rol del CFO en la transformación digital de una empresa, y allí se reflejaban estas 4 fuerzas que impulsan la transformación de los CFO:

  1. El Poder de los Datos
  2. Participación estratégica en los C-Levels
  3. Velocidad de respuesta al cambio constante
  4. Evitar la dependencia técnica para acceder a la información

Todas confluyen en mejorar los procesos de toma de decisiones usando datos. 

Hoy nos centraremos en las personas que integran los equipos de finanzas, y la importancia de entrenar sus mentes para ponerlas en modo analítico.

En la coyuntura actual, están apareciendo y desapareciendo oportunidades y amenazas del mercado, por eso los datos serán fundamentales para reflotar la economía en general, y las empresas en particular.

Estas mentes analíticas serán fundamentales para acelerar la digitalización de las empresas. Y como todas las transformaciones que se están dando en los negocios, demandan un gran esfuerzo por acelerar la formación y desarrollo de estos perfiles profesionales.

Los equipos de Finanzas han ido logrando realizar con mayor facilidad los procesos esenciales de todo negocio, llámese emitir facturas, dar seguimiento a las cobranzas, cerrar los balances, etc. 

Por ello, una vez que la base digital que ostenten esté firme, estarán en condiciones de dar el salto y convertirse en asesores estratégicos del CEO al aprovechar tecnologías más avanzadas, como aquellas que potencian el analytics, algunas de las cuales las hemos enunciado en el artículo, Tecnologías emergentes que impactan en el trabajo de los equipos de Finanzas

Llevo muchos años participando de diferentes proyectos vinculados a datos y conocimiento, en los cuales fui tomando diferentes roles analíticos. Ya sea cuando tuve que cumplir un rol ejecutivo en finanzas o cuando actué de asesor a equipos de otras empresas, siempre intenté apoyarme en los miembros del equipo que mayores capacidades analíticas mostraban.  

“El pensamiento analítico hay que desarrollarlo y entrenarlo, y cuanto mayor es el esfuerzo, mayores las recompensas.”

Cuando trabajamos en equipo, y sobre todo cuando nos toca liderarlo, es interesante contar con personas que desafían nuestras afirmaciones, que las cuestionen.

Se sacan mejores resultados cuando dichos cuestionamientos los suelen acompañar con evidencias y no con emociones, y más aún, cuando se realizaron trabajos previos de recopilar información, analizarla y extraer insights que permitan ser la base de nuestras conversaciones.

Estas mentes analíticas suelen pensar los problemas de modo secuencial, estudiando aquellos que surgen en nuestro día a día de manera lineal. Es por ello, que suelen organizar los pensamientos con precisión y claridad.

Yo tengo una  personalidad emprendedora y suelo tomar riesgos y avanzo en paralelo con más de un proyecto a la vez, lo cual me dificulta analizar detalladamente dichos riesgos. Estos perfiles me han ayudado mucho a organizarme, detectar estos riesgos inherentes en cada proyecto y tener una visión más amplia, desde distintos ángulos y perspectivas, más reflexiva.

Hoy quiero compartir mis puntos de vista sobre la modernización digital de las finanzas en las empresas y cómo influyen las mentes analíticas en su aceleración .

 

¿Qué significa realmente el término tan usado hoy día: Transformación Digital en Finanzas?

Las áreas de Finanzas se están constituyendo en el HUB de información de una empresa, todo pasa por ellas, fluye por los sistemas que éstas administran. Los equipos de Finanzas se están preparando para potenciar estos cambios, para recibir más tecnología y ser capaces de soportar ese flujo de información y entrenarse para analizarlos.

Toda transacción de una empresa, puede ser leída y analizada a través de Finanzas, y por ello, estos equipos se convierten en conectores, en un HUB de información, en el alma de la organización…

Las tecnologías implementadas desde Finanzas tienen un impacto único en la empresa de manera integral, porque todo fluye por aquí, desde una simple consolidación de datos, hasta los propios procesos de toma de decisiones.

Los análisis de los datos realizados pueden influir en las asociaciones interfuncionales, las compensaciones y los incentivos, que a su vez, pueden influir en cómo se tomen las decisiones claves del negocio. Estos análisis también afecta a los procesos por los cuáles se prioricen los proyectos de la empresa, además de influir en cómo se miden y comunican los resultados del negocio

 

¿Qué tecnologías son claves en esta aceleración de la digitalización?

Algunas de estas tecnologías se las comentamos en el articulo tecnologías emergentes que impactan en el trabajo de los equipos de Finanzas, poniendo el foco en aquellas que pudiesen ser disruptivas para la empresa.

En lo personal,  me gusta ordenarlas a partir del flujo de trabajo que apalancan, y en los procesos en los cuales son más utilizadas.

Podemos ir desde la gestión de compras o del payroll, como así también la gestión de cobranzas y la administración de caja, hasta llegar a todas las herramientas de Financial Planning & Analytics (FP&A) que soportan todo el proceso analitico, reportes ad hoc, presupuesto y forecasting, tanto desde la mirada de resultados, como así también desde el flujo de efectivo.

Podemos preguntarnos, ¿Por qué tanto esfuerzo en automatizar estos procesos? Hay decenas de motivos, pero el más importante considero que es la velocidad, tanto durante la ejecución de los procesos, como así también la velocidad con la que disponibilizamos los datos a quienes deben tomar las decisiones claves para el devenir del negocio.

Cuando estos procesos son soportados por herramientas como el Excel, se suelen desarrollar off-line y con muchísimo trabajo manual, lo que deriva en muchos errores. A mayores errores, más tiempos de resolución de los mismos, entonces perdemos velocidad y precisión en la toma de decisiones como hemos contado en 4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel.

Otro de los motivos por los que considero que es fundamental ese esfuerzo por mejorar la digitalización de área, es porque la mayoría de los integrantes de equipos de Finanzas son profesionales, sofisticados, en su gran mayoría personas muy inteligentes y ambiciosas. 

Han estudiado carreras de grado y de posgrado, por lo tanto, al verse enredados en planillas enormes, complejas y con decenas de dificultades en sus vínculos, no suele ser muy alentador, por el contrario, genera mucha frustración que desvía el foco en lo importante: detectar oportunidades de mejora, ya sea en la eficiencia de los costos, o en acrecentar el negocio. 

Estas personas son armas de alta precisión que si están focalizados, podrán ayudar a dar en el blanco a los directores en sus procesos de toma de decisiones.

También son fundamentales estas digitalizaciones para eliminar costos improductivos o ineficiencias en los mismos, además de la prevención para que una vez ocurridos no vuelvan a generarse. 

Estos costos se pueden eliminar al reducir el tiempo dedicado a tareas manuales o estándares, y al liberar tiempos del equipo para destinarlo al análisis de la información, permitirá detectar puntos de mejora en la organización en sectores críticos como comercial, logística, almacenamiento y stock, y muchos más.

Comparto dos ejemplos:

 

Ejemplo 1: la automatización de estos procesos podría eliminar la intervención de muchas jefaturas que llevan a una mayor burocracia, ya que parte del monitoreo se realiza con tecnología.

Comparto dos ejemplos:

 

Ejemplo 2: se podrían hacer más eficientes las rutas de entrega de nuestros productos, o reducir el stock de seguridad evitando tener dinero inmovilizado o hacer más eficiente el capital de trabajo.

La Transformación Analítica de las Áreas de Finanzas

En mi opinión, creo que lo más disruptivo que se está dando en estos momentos, es la transformación analitica que las áreas de Finanzas están atravesando, que incluye informes tradicionales, pero también complejos modelos de pronósticos y proyecciones de las diferentes variables que ven cambiar día tras día. También están tomando mayor confianza en el uso de interpretación de texto, uso de bots y de inteligencia artificial, permitiendo una mayor capacidad analítica y de entendimiento de lo que podría suceder en el mercado o industria.

Hoy día podemos usar estos datos, no solo para integrarlos a nuestros propios modelos de forecasting, sino también para consolidar nuestros datos con modelos externos, y así recibir diferentes escenarios posibles.

Las herramientas de FP&A pueden conectarse a cualquier sistema, ya sea nuestro ERP, CRM o las mismas planillas de excel que teníamos dispersas, y darle una absoluta integración a las partes.

Respecto a las salidas, y a pesar que las herramientas de Financial Analytics ya contienen decenas de analiticas, también se integran muy fácilmente a otras herramientas de BI como ser Quick Sight, QlikView y QlikSense, Tableau, Power BI y otras, haciendo que el potencial de análisis sea enormemente mayor.

El siguiente paso es el de disponibilizar en la empresa soluciones de Machine Learning que brinden análisis predictivos y prescriptivos. Acá debemos ir por pasos, primero veamos si podemos acceder a datos que estén correlacionados con nuestro negocio y, por lo tanto, ser más capaces para pronosticar y tomar decisiones con estos pronósticos. Probablemente trabajemos con datos macroeconómicos, tendencias de la industria, y algunos datos generados por nosotros. 

La pregunta es si somos capaces de correlacionarlos. Si la respuesta es , pasemos al próximo paso.

En el segundo paso pasaremos a ser capaces de tener un equipo que pueda escribir código en Python o en R, un código algorítmico que permite resolver problemas complejos o estadísticas aplicadas, de manera ad hoc. La idea es que podamos tomar nuestros datos históricos, sumarle estas correlaciones calculadas, y así poder encontrar los mejores escenarios futuros para nuestro negocio. Esa es la parte del negocio, parte de la digitalización y automatización, en la que la mayoría de las empresas está trabajando en este contexto tan volátil.

¿Y cuál es el límite de esta digitalización?

Lo primero que quiero decir es que estas automatizaciones, lejos están de significar la eliminación de puestos de trabajo o de personas en general, sino que las mismas deben aggiornarse a la realidad tecnológica que nos toca vivir.

Reportar y brindar información de calidad es un verdadero dolor de cabeza para los equipos de Finanzas, y lo saben todos los profesionales que han trabajado en ello.

Les propongo automatizar y digitalizar todo aquello que sus recursos les permitan, porque liberar la mente para ponerla en modo análisis no es fácil, pero es clave para adoptar el pensamiento analítico.

El armado de informes y su distribución debería estar totalmente automatizado, salvo por lo que hace a las discusiones grupales, al debate, y a la argumentación de los resultados que arrojan los datos. Esto es lo rico del análisis de datos.

Conectar las áreas operativas de la empresa con Finanzas ha sido casi siempre muy difícil y doloroso, pero estas soluciones ayudan y mucho.

Si una empresa tuviese que analizar constantemente un escenario en el cual el inventario es clave y debe mantener ciertos niveles en almacenes, pero a su vez tienen dificultades con la rentabilidad por lo que los costos de almacenamiento impactan negativamente, podría usar estas tecnologías para buscar los mercados en los cuales colocar stock a fin de delegar el costo de almacenamiento en su cadena de distribución y así mejorar la rentabilidad.

En 2015 hicimos junto a BlueDraft un modelo para una empresa embotelladora de bebidas gaseosas, donde tenían este problema.

Conectamos sus datos históricos de venta con los datos del sistema meteorológico nacional. Así calculamos 5 años de ventas en cantidades, en las diferentes regiones geográficas, y con las diferentes condiciones climáticas. Luego, ese mismo modelo, lo conectamos al pronóstico extendido.

El resultado: Todos los días corría un modelo que basado en las condiciones climáticas de los siguientes 5 días, el stock mínimo de seguridad que debía haber en cada almacén regional, y las ventas históricas con dichas condiciones, permitía disparar una alerta de oportunidad de colocación de inventario ocioso en cada región, y así se liberaron decenas de millones en capital de trabajo.

Hoy en día las áreas Operativas de la empresa y Finanzas se pueden unir en un mismo Data Lake, haciendo que estos análisis crucen sobre toda la empresa indistintamente de quien los defina, y con qué mirada fueron construidos. Pero lo importante es que cuando se analice el costo de almacenamiento, sea el mismo, mire quien lo mire.

 

¿Tan importante es alcanzar habilidades de análisis predictivo para hacer cosas sofisticadas con datos operativos y financieros?

La verdad es que no en todos los casos. Si se tratan de actividades aisladas, contraten estas habilidades a un proveedor. Si las van a hacer unas pocas veces en el año, construyan una solución relativamente económica, pero si se van a fusionar con el modo de analizar datos del equipo, deberán asignar recursos a fin que logre esta automatización tan deseada.

Las academias de formación profesional, o las propias empresas por medio de institutos de formación, deberán incluir en los planes de capacitación a sus equipos analiticos, habilidades de manejo estadístico, manejo tecnologicos y capacidades de interpretar la información generada por estos modelos. 

A estas habilidades se las denomina Data Literacy, que son la habilidad de leer, trabajar, analizar y argumentar usando datos.

Ahora bien, también es importante aclarar que uno podría convertirse en el mejor profesional de análisis de datos, pero nunca deberá dejar de lado que las habilidades políticas, de comunicación, e interpersonales, seguirán siendo claves para poder comunicar de la mejor manera posible y así hacer llegar el mensaje correcto a las personas correctas, lograr ser persuasivo frente a ese ejecutivo que quiero convencer, e impulsar la acción.
Recién allí, el conjunto de habilidades de la que disponga, podrán ser de gran utilidad a la empresa.

En conclusión a este artículo, podemos responder la siguiente pregunta : 

¿Los CFOs son más estratégicos que antes?

Hoy día se han convertido en el socio clave de los CEOs y creo que se acrecentará ese impacto estratégico que están teniendo, ya que se espera de ellos ser cada vez más capaces de detectar nuevas oportunidades y ejecutar con mayor precisión las mismas.

Ya no son solo los dueños de los datos financieros, sino que avanzan con ser el núcleo analítico de la organización pudiendo analizar tanto horizontal como verticalmente a toda la empresa.

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La importancia del Financial Planning & Analytics (FP&A) en tiempos de crisis

La importancia del Financial Planning & Analytics (FP&A) en tiempos de crisis

Juan Pablo Baldoni

Co-Founder en BlueDraft y Creatribe
10 minutos de lectura

En tiempos de crisis es fundamental fortalecer nuestros sistemas de información, en especial aquellos que soportan los procesos de toma de decisiones. Las crisis llegan y se van constantemente, y no es posible predecirlas, siendo Argentina un lamentable ejemplo de ello. 

Esto también sucede en diferentes mercados, industrias o servicios en particular, y dado que la coyuntura generada por el COVID-19 no tiene precedente alguno, nos obliga a trabajar nuestros modelos de Financial Planning & Analytics (FP&A) como nunca antes hubo precedente. 

Esta crisis es mundial y abarca a gran parte de las actividades y empresas, y en el común de los casos, las variables donde buscar algún alivio son exógenas a nuestra organización. Por ello se resalta la importancia de buscar modelos para tomar decisiones que sean simples pero completos y robustos en cuanto a la información que contengan. Debemos permitirnos actualizarlos de modo ágil y veloz, de modo tal que podamos descartar escenarios inválidos rápidamente.

Las cadenas de pagos se han frenado, a su vez las empresas han visto muy deteriorados sus niveles de actividad y por ello deben gestionar muy bien sus obligaciones de pago. También en este contexto es fundamental manejar herramientas que permitan soportar proyecciones de corto, mediano y largo plazo, y que permitan lograr un  seguimiento de  la realidad. 

 

¿Vale la pena Planificar en el contexto actual?

Nos preguntan en estos días si tiene sentido planificar y dedicar tiempo a las proyecciones financieras habiendo tanta volatilidad en el mercado. Mi respuesta siempre es la misma, no se puede manejar el barco sin un mínima hoja de ruta. Sabemos que habrá errores y desvíos sobre la misma, pero nos permite trabajar sobre una base que de otra manera siquiera existiría. 

Planificar es una herramienta indispensable en las empresas, pero no solo por el resultado que nos brinda. Obtener un presupuesto es muy importante pero todos sabemos que difícilmente logremos cumplirlo. Lo que hoy día nos importa es el proceso a recorrer para lograr transitar junto a la Dirección, los equipos de trabajo y la propia empresa, todo el flujo de trabajo que termina en un consenso, el cual ofrece una mirada grupal de ese futuro que estamos buscando diseñar y posiblemente modificar.

Más allá de la precisión de los resultados logrados, al menos vamos a haber trabajado nuestras mentes a fin de entender cómo se comportan las diferentes fuerzas que rodean a nuestra empresa. Para ello podemos trabajar con la Teoría de la Estructuración de A. Giddens donde plantea que hay fuerzas estructurantes, como ser la propia cultura de la empresa o de la sociedad donde desarrollamos nuestra actividad. Estas fuerzas tienden a que las mismas cosas se mantengan en el tiempo. 

Por otro lado, tenemos a las fuerzas desestructurantes que son las fuerzas que tienden al cambio y nos ayudan a lograr modificar ese futuro deseado, como sucede con la tecnología para poner algún ejemplo. De la oposición y fricción de dichas fuerzas, surgirán ideas superadoras a lo inercial, habrá acuerdos y consensos que llevarán a la empresa a mejores estadios que si no hiciéramos el esfuerzo de transitar el proceso de planeamiento.

Manteniendo las teorías de las fuerzas y sus conceptos claves, podemos usar la Teoría de las 5 fuerzas de Michael Porter, teoría sumamente conocida y que nos obliga a analizar nuestro nivel de competencia en un mercado. El análisis articula 5 fuerzas, 3 de las cuales son de competencia horizontal: amenaza de productos sustitutos, amenaza de nuevos competidores, y la rivalidad entre competidores. También contempla 2 fuerzas de competencia vertical: el poder de la negociación de los proveedores, y el poder de negociación de los clientes.

Al aplicar este análisis durante un proceso de planificación, habrán hecho un gran esfuerzo en comprender cada una de estas fuerzas y su impacto en nuestro negocio, y les aseguro que estarán mejor preparados para afrontar el futuro.

Conclusión: Planificar es sumamente relevante, pero sobre todo porque nos obliga a vivir un proceso grupal que en definitiva es enriquecedor para la compañía y va mucho más allá de la exposición numérica de nuestros objetivos.

El soporte de estos procesos, es la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Al ser tan valiosos para nuestra organización, estos procesos se suelen transitar por medio de la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A), práctica que mejora los procesos de Presupuestación, Control de Gestión y Proyecciones varias, permitiendo a la compañía prever su día a día, pero también buscar nuevos mercados y entender aquellos en los cuales ya venimos trabajando, es crucial para ayudar a predecir y planificar el futuro.

El Financial Planning & Analytics (FP&A) nos ofrece diferentes puntos de vistas de los datos económicos y financieros de una empresa. Permite obtener un conocimiento más profundo de nuestra empresa y a tomar medidas más rápidas para mejorar la rentabilidad de cada negocio. Combina las herramientas tradicionales de Data Analytics cómo ser una solución de BI, con otras herramientas más corporativas como ser DashBoards para la dirección. Pero su fortaleza también radica en integrar a estas herramientas, otras soluciones que buscan analizar patrones o predecir el comportamiento futuro de ciertas variables.

El FP&A tiene un efecto en todas las partes de su negocio, juega un papel muy importante en el cálculo de las ganancias y ayuda a responder nuestras preguntas de negocio. Se alimenta de toda la información de la compañía, ya que toda transacción registrada en una empresa, tiene un efecto económico y financiero. Por este motivo, a mi criterio, es la practica analítica más completa en una organización, permitiendo arrancar los análisis desde un saldo contable o una posición financiera, e iniciar acciones de drill down que nos permiten llegar al origen de esas causas. Podemos crear diferentes análisis ad hoc para analizar esas causalidades y también para pronosticar posibles escenarios financieros futuros.

El objetivo del FP&A es romper con las decisiones basadas en la intuición y dar paso a modelos de decisión que nos permitan hacer un seguimiento de nuestra estrategia a través de una visión confiable y objetiva. 

¿Qué sucede en las empresas cuando no tienen soluciones de Financial Planning & Analytics (FP&A)?

Según el informe El Futuro de las Áreas Financieras realizado por BlueDraft sobre una muestra de +300 responsables de áreas de Finanzas, se obtuvieron las siguientes conclusiones.

  • En promedio los equipos de Finanzas destinan el 26% de su tiempo efectivo en transitar los procesos de Planning y Forecasting. En lo que respecta a Controlling y Reporting, destinan el 33%.
  • Solo el 41% de las empresas utilizan algún tipo de tecnologías en el proceso de planning.
  • El 32% está totalmente de acuerdo con la afirmación “En un plazo de 5 años, el proceso tradicional de elaboración de presupuestos se transformara en elaboración de rolling forecasts”, ya que la tecnología permitirá esas dinámicas de trabajo.
  • El 58% ha dicho que el principal impedimento para la la aplicación eficiente del proceso de Planning y Forecasting es la recopilación e integración de datos de múltiples fuentes
  • El 70% de los CEO, el 63% de CFO, el 72% de los CIO están de acuerdo ante la afirmación: “El presupuesto, debe realizarse en colaboración entre operaciones y finanzas”.
  • El 48% de los entrevistados siente que el departamento de TI entiende sus necesidades pero no las resuelve en tiempo y forma.

Estas dificultades, definitivamente no permiten a las empresas sacar todo el provecho que estas prácticas posibilitan, en muchas ocasiones por cuestiones culturales, y en otras por no apoyarlas en soluciones tecnológicas ágiles y simples.

 

Algunas razones por las cuales el FP&A es muy importante para sus organizaciones

  • Con la presente crisis del Covid el FP&A puede ayudar a las empresas a determinar los riesgos que enfrentan, y evaluar cómo afrontarlos o confrontarlos
  • Se necesita de información oportuna que nos ayude a tomar decisiones en el momento correcto porque las dinámicas se están dando con mucha velocidad y las variables son muy volátiles. 
  • Esta práctica nos permite analizar cómo mejorar y ampliar los procesos comerciales que podría hacer a la empresa más rentables y abrir nuevos mercados, 
  • También para evaluar si los recursos que la empresa dispone, o prevé disponer, se centran en los proyectos correctos.
  • Los negocios en este contexto necesitarán tener una mirada integral en sus proyecciones, tanto económica, financiera como patrimonial y por ello esta práctica es fundamental.
  • Los negocios y los mercados están cambiando drásticamente, a velocidades que nadie esperaba, y por ello las proyecciones deben hacerse en períodos muy cortos para ver el efecto posible en la compañía.
  • Las empresas necesitan poder analizar decisiones sobre variables comerciales que permitan construir nuevos mercados, o activar los vigentes.
  • La rentabilidad se vuelve crítica, y por ello es necesario dar seguimiento constante y empujar aquellos negocios que al menos tengan contribuciones marginales positivas.
  • Disponer de herramientas para monitorear el cash flow en tiempo real es primordial, ya que son el sostén de muchas empresas en la dinámica financiera actual.
  • El FP&A permite medir los activos tangibles de las empresas, como ser (mas allá del dinero efectivo), máquinas, stocks, y otros créditos, permitiendo evaluar la conveniencia de hacerlos líquidos o no, en línea con las proyecciones financieras del punto anterior.
  • El planeamiento impositivo se debe combinar con otros datos del negocio y así poder  analizar cómo ejecutar las estrategias de pago de impuestos sin dañar demasiado la caja de la empresa.
  • El efecto de decisiones de Marketing en pos de activar las ventas, puede ser efectivo o nocivo para el futuro de la empresa si no se las analiza con cautela.

En fin, se espera que muchas compañías deban cerrar durante esta crisis, pero también se observa que muchas otras renacerán o nuevos mercados se abrirán. Para poder aprovechar estas oportunidades, o evitar que la crisis afecte drásticamente a nuestra empresa, vamos a requerir apoyarnos en herramientas de análisis de datos que nos brinden soluciones efectivas.

A medida que las áreas de finanzas comiencen a usar FP&A para centrarse en lo que está sucediendo en el negocio y lo que probablemente podría ocurrir en el futuro, se irán re-convirtiendo de áreas operativas a solucionadores de problemas. Tener un acceso más oportuno a la información ayudará a las empresas a tomar decisiones de negocio que en este contexto podría significar, al menos, mantener operativa a nuestra empresa.

Te invito profundizar sobre estos cambios en  siguiente nota donde hablamos de la Transformación Digital del responsable de Finanzas (CFO)

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En tiempos de crisis es fundamental fortalecer nuestros sistemas de información, en especial aquellos que soportan los procesos de toma de decisiones. Las crisis llegan y se van constantemente, y no es posible predecirlas, siendo Argentina un lamentable ejemplo de ello. 

Esto también sucede en diferentes mercados, industrias o servicios en particular, y dado que la coyuntura generada por el COVID-19 no tiene precedente alguno, nos obliga a trabajar nuestros modelos de Financial Planning & Analytics (FP&A) como nunca antes hubo precedente. 

Esta crisis es mundial y abarca a gran parte de las actividades y empresas, y en el común de los casos, las variables donde buscar algún alivio son exógenas a nuestra organización. Por ello se resalta la importancia de buscar modelos para tomar decisiones que sean simples pero completos y robustos en cuanto a la información que contengan. Debemos permitirnos actualizarlos de modo ágil y veloz, de modo tal que podamos descartar escenarios inválidos rápidamente.

Las cadenas de pagos se han frenado, a su vez las empresas han visto muy deteriorados sus niveles de actividad y por ello deben gestionar muy bien sus obligaciones de pago. También en este contexto es fundamental manejar herramientas que permitan soportar proyecciones de corto, mediano y largo plazo, y que permitan lograr un  seguimiento de  la realidad. 

 

¿Vale la pena Planificar en el contexto actual?

Nos preguntan en estos días si tiene sentido planificar y dedicar tiempo a las proyecciones financieras habiendo tanta volatilidad en el mercado. Mi respuesta siempre es la misma, no se puede manejar el barco sin un mínima hoja de ruta. Sabemos que habrá errores y desvíos sobre la misma, pero nos permite trabajar sobre una base que de otra manera siquiera existiría. 

Planificar es una herramienta indispensable en las empresas, pero no solo por el resultado que nos brinda. Obtener un presupuesto es muy importante pero todos sabemos que difícilmente logremos cumplirlo. Lo que hoy día nos importa es el proceso a recorrer para lograr transitar junto a la Dirección, los equipos de trabajo y la propia empresa, todo el flujo de trabajo que termina en un consenso, el cual ofrece una mirada grupal de ese futuro que estamos buscando diseñar y posiblemente modificar.

Más allá de la precisión de los resultados logrados, al menos vamos a haber trabajado nuestras mentes a fin de entender cómo se comportan las diferentes fuerzas que rodean a nuestra empresa. Para ello podemos trabajar con la Teoría de la Estructuración de A. Giddens donde plantea que hay fuerzas estructurantes, como ser la propia cultura de la empresa o de la sociedad donde desarrollamos nuestra actividad. Estas fuerzas tienden a que las mismas cosas se mantengan en el tiempo. 

Por otro lado, tenemos a las fuerzas desestructurantes que son las fuerzas que tienden al cambio y nos ayudan a lograr modificar ese futuro deseado, como sucede con la tecnología para poner algún ejemplo. De la oposición y fricción de dichas fuerzas, surgirán ideas superadoras a lo inercial, habrá acuerdos y consensos que llevarán a la empresa a mejores estadios que si no hiciéramos el esfuerzo de transitar el proceso de planeamiento.

Manteniendo las teorías de las fuerzas y sus conceptos claves, podemos usar la Teoría de las 5 fuerzas de Michael Porter, teoría sumamente conocida y que nos obliga a analizar nuestro nivel de competencia en un mercado. El análisis articula 5 fuerzas, 3 de las cuales son de competencia horizontal: amenaza de productos sustitutos, amenaza de nuevos competidores, y la rivalidad entre competidores. También contempla 2 fuerzas de competencia vertical: el poder de la negociación de los proveedores, y el poder de negociación de los clientes.

Al aplicar este análisis durante un proceso de planificación, habrán hecho un gran esfuerzo en comprender cada una de estas fuerzas y su impacto en nuestro negocio, y les aseguro que estarán mejor preparados para afrontar el futuro.

Conclusión: Planificar es sumamente relevante, pero sobre todo porque nos obliga a vivir un proceso grupal que en definitiva es enriquecedor para la compañía y va mucho más allá de la exposición numérica de nuestros objetivos.

El soporte de estos procesos, es la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Al ser tan valiosos para nuestra organización, estos procesos se suelen transitar por medio de la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A), práctica que mejora los procesos de Presupuestación, Control de Gestión y Proyecciones varias, permitiendo a la compañía prever su día a día, pero también buscar nuevos mercados y entender aquellos en los cuales ya venimos trabajando, es crucial para ayudar a predecir y planificar el futuro.

El Financial Planning & Analytics (FP&A) nos ofrece diferentes puntos de vistas de los datos económicos y financieros de una empresa. Permite obtener un conocimiento más profundo de nuestra empresa y a tomar medidas más rápidas para mejorar la rentabilidad de cada negocio. Combina las herramientas tradicionales de Data Analytics cómo ser una solución de BI, con otras herramientas más corporativas como ser DashBoards para la dirección. Pero su fortaleza también radica en integrar a estas herramientas, otras soluciones que buscan analizar patrones o predecir el comportamiento futuro de ciertas variables.

El FP&A tiene un efecto en todas las partes de su negocio, juega un papel muy importante en el cálculo de las ganancias y ayuda a responder nuestras preguntas de negocio. Se alimenta de toda la información de la compañía, ya que toda transacción registrada en una empresa, tiene un efecto económico y financiero. Por este motivo, a mi criterio, es la practica analítica más completa en una organización, permitiendo arrancar los análisis desde un saldo contable o una posición financiera, e iniciar acciones de drill down que nos permiten llegar al origen de esas causas. Podemos crear diferentes análisis ad hoc para analizar esas causalidades y también para pronosticar posibles escenarios financieros futuros.

El objetivo del FP&A es romper con las decisiones basadas en la intuición y dar paso a modelos de decisión que nos permitan hacer un seguimiento de nuestra estrategia a través de una visión confiable y objetiva. 

¿Qué sucede en las empresas cuando no tienen soluciones de Financial Planning & Analytics (FP&A)?

Según el informe El Futuro de las Áreas Financieras realizado por BlueDraft sobre una muestra de +300 responsables de áreas de Finanzas, se obtuvieron las siguientes conclusiones.

  • En promedio los equipos de Finanzas destinan el 26% de su tiempo efectivo en transitar los procesos de Planning y Forecasting. En lo que respecta a Controlling y Reporting, destinan el 33%.
  • Solo el 41% de las empresas utilizan algún tipo de tecnologías en el proceso de planning.
  • El 32% está totalmente de acuerdo con la afirmación “En un plazo de 5 años, el proceso tradicional de elaboración de presupuestos se transformara en elaboración de rolling forecasts”, ya que la tecnología permitirá esas dinámicas de trabajo.
  • El 58% ha dicho que el principal impedimento para la la aplicación eficiente del proceso de Planning y Forecasting es la recopilación e integración de datos de múltiples fuentes
  • El 70% de los CEO, el 63% de CFO, el 72% de los CIO están de acuerdo ante la afirmación: “El presupuesto, debe realizarse en colaboración entre operaciones y finanzas”.
  • El 48% de los entrevistados siente que el departamento de TI entiende sus necesidades pero no las resuelve en tiempo y forma.

Estas dificultades, definitivamente no permiten a las empresas sacar todo el provecho que estas prácticas posibilitan, en muchas ocasiones por cuestiones culturales, y en otras por no apoyarlas en soluciones tecnológicas ágiles y simples.

 

Algunas razones por las cuales el FP&A es muy importante para sus organizaciones

  • Con la presente crisis del Covid el FP&A puede ayudar a las empresas a determinar los riesgos que enfrentan, y evaluar cómo afrontarlos o confrontarlos
  • Se necesita de información oportuna que nos ayude a tomar decisiones en el momento correcto porque las dinámicas se están dando con mucha velocidad y las variables son muy volátiles. 
  • Esta práctica nos permite analizar cómo mejorar y ampliar los procesos comerciales que podría hacer a la empresa más rentables y abrir nuevos mercados, 
  • También para evaluar si los recursos que la empresa dispone, o prevé disponer, se centran en los proyectos correctos.
  • Los negocios en este contexto necesitarán tener una mirada integral en sus proyecciones, tanto económica, financiera como patrimonial y por ello esta práctica es fundamental.
  • Los negocios y los mercados están cambiando drásticamente, a velocidades que nadie esperaba, y por ello las proyecciones deben hacerse en períodos muy cortos para ver el efecto posible en la compañía.
  • Las empresas necesitan poder analizar decisiones sobre variables comerciales que permitan construir nuevos mercados, o activar los vigentes.
  • La rentabilidad se vuelve crítica, y por ello es necesario dar seguimiento constante y empujar aquellos negocios que al menos tengan contribuciones marginales positivas.
  • Disponer de herramientas para monitorear el cash flow en tiempo real es primordial, ya que son el sostén de muchas empresas en la dinámica financiera actual.
  • El FP&A permite medir los activos tangibles de las empresas, como ser (mas allá del dinero efectivo), máquinas, stocks, y otros créditos, permitiendo evaluar la conveniencia de hacerlos líquidos o no, en línea con las proyecciones financieras del punto anterior.
  • El planeamiento impositivo se debe combinar con otros datos del negocio y así poder  analizar cómo ejecutar las estrategias de pago de impuestos sin dañar demasiado la caja de la empresa.
  • El efecto de decisiones de Marketing en pos de activar las ventas, puede ser efectivo o nocivo para el futuro de la empresa si no se las analiza con cautela.

En fin, se espera que muchas compañías deban cerrar durante esta crisis, pero también se observa que muchas otras renacerán o nuevos mercados se abrirán. Para poder aprovechar estas oportunidades, o evitar que la crisis afecte drásticamente a nuestra empresa, vamos a requerir apoyarnos en herramientas de análisis de datos que nos brinden soluciones efectivas.

A medida que las áreas de finanzas comiencen a usar FP&A para centrarse en lo que está sucediendo en el negocio y lo que probablemente podría ocurrir en el futuro, se irán re-convirtiendo de áreas operativas a solucionadores de problemas. Tener un acceso más oportuno a la información ayudará a las empresas a tomar decisiones de negocio que en este contexto podría significar, al menos, mantener operativa a nuestra empresa.

Te invito profundizar sobre estos cambios en  siguiente nota donde hablamos de la Transformación Digital del responsable de Finanzas (CFO)

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Juan Pablo Baldoni

Co-Founder en BlueDraft y Creatribe
10 minutos de lectura

En tiempos de crisis es fundamental fortalecer nuestros sistemas de información, en especial aquellos que soportan los procesos de toma de decisiones. Las crisis llegan y se van constantemente, y no es posible predecirlas, siendo Argentina un lamentable ejemplo de ello. 

Esto también sucede en diferentes mercados, industrias o servicios en particular, y dado que la coyuntura generada por el COVID-19 no tiene precedente alguno, nos obliga a trabajar nuestros modelos de Financial Planning & Analytics (FP&A) como nunca antes hubo precedente. 

Esta crisis es mundial y abarca a gran parte de las actividades y empresas, y en el común de los casos, las variables donde buscar algún alivio son exógenas a nuestra organización. Por ello se resalta la importancia de buscar modelos para tomar decisiones que sean simples pero completos y robustos en cuanto a la información que contengan. Debemos permitirnos actualizarlos de modo ágil y veloz, de modo tal que podamos descartar escenarios inválidos rápidamente.

Las cadenas de pagos se han frenado, a su vez las empresas han visto muy deteriorados sus niveles de actividad y por ello deben gestionar muy bien sus obligaciones de pago. También en este contexto es fundamental manejar herramientas que permitan soportar proyecciones de corto, mediano y largo plazo, y que permitan lograr un  seguimiento de  la realidad. 

 

¿Vale la pena Planificar en el contexto actual?

Nos preguntan en estos días si tiene sentido planificar y dedicar tiempo a las proyecciones financieras habiendo tanta volatilidad en el mercado. Mi respuesta siempre es la misma, no se puede manejar el barco sin un mínima hoja de ruta. Sabemos que habrá errores y desvíos sobre la misma, pero nos permite trabajar sobre una base que de otra manera siquiera existiría. 

Planificar es una herramienta indispensable en las empresas, pero no solo por el resultado que nos brinda. Obtener un presupuesto es muy importante pero todos sabemos que difícilmente logremos cumplirlo. Lo que hoy día nos importa es el proceso a recorrer para lograr transitar junto a la Dirección, los equipos de trabajo y la propia empresa, todo el flujo de trabajo que termina en un consenso, el cual ofrece una mirada grupal de ese futuro que estamos buscando diseñar y posiblemente modificar.

Más allá de la precisión de los resultados logrados, al menos vamos a haber trabajado nuestras mentes a fin de entender cómo se comportan las diferentes fuerzas que rodean a nuestra empresa. Para ello podemos trabajar con la Teoría de la Estructuración de A. Giddens donde plantea que hay fuerzas estructurantes, como ser la propia cultura de la empresa o de la sociedad donde desarrollamos nuestra actividad. Estas fuerzas tienden a que las mismas cosas se mantengan en el tiempo. 

Por otro lado, tenemos a las fuerzas desestructurantes que son las fuerzas que tienden al cambio y nos ayudan a lograr modificar ese futuro deseado, como sucede con la tecnología para poner algún ejemplo. De la oposición y fricción de dichas fuerzas, surgirán ideas superadoras a lo inercial, habrá acuerdos y consensos que llevarán a la empresa a mejores estadios que si no hiciéramos el esfuerzo de transitar el proceso de planeamiento.

Manteniendo las teorías de las fuerzas y sus conceptos claves, podemos usar la Teoría de las 5 fuerzas de Michael Porter, teoría sumamente conocida y que nos obliga a analizar nuestro nivel de competencia en un mercado. El análisis articula 5 fuerzas, 3 de las cuales son de competencia horizontal: amenaza de productos sustitutos, amenaza de nuevos competidores, y la rivalidad entre competidores. También contempla 2 fuerzas de competencia vertical: el poder de la negociación de los proveedores, y el poder de negociación de los clientes.

Al aplicar este análisis durante un proceso de planificación, habrán hecho un gran esfuerzo en comprender cada una de estas fuerzas y su impacto en nuestro negocio, y les aseguro que estarán mejor preparados para afrontar el futuro.

Conclusión: Planificar es sumamente relevante, pero sobre todo porque nos obliga a vivir un proceso grupal que en definitiva es enriquecedor para la compañía y va mucho más allá de la exposición numérica de nuestros objetivos.

El soporte de estos procesos, es la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Al ser tan valiosos para nuestra organización, estos procesos se suelen transitar por medio de la práctica de Financial Planning & Analytics (FP&A), práctica que mejora los procesos de Presupuestación, Control de Gestión y Proyecciones varias, permitiendo a la compañía prever su día a día, pero también buscar nuevos mercados y entender aquellos en los cuales ya venimos trabajando, es crucial para ayudar a predecir y planificar el futuro.

El Financial Planning & Analytics (FP&A) nos ofrece diferentes puntos de vistas de los datos económicos y financieros de una empresa. Permite obtener un conocimiento más profundo de nuestra empresa y a tomar medidas más rápidas para mejorar la rentabilidad de cada negocio. Combina las herramientas tradicionales de Data Analytics cómo ser una solución de BI, con otras herramientas más corporativas como ser DashBoards para la dirección. Pero su fortaleza también radica en integrar a estas herramientas, otras soluciones que buscan analizar patrones o predecir el comportamiento futuro de ciertas variables.

El FP&A tiene un efecto en todas las partes de su negocio, juega un papel muy importante en el cálculo de las ganancias y ayuda a responder nuestras preguntas de negocio. Se alimenta de toda la información de la compañía, ya que toda transacción registrada en una empresa, tiene un efecto económico y financiero. Por este motivo, a mi criterio, es la practica analítica más completa en una organización, permitiendo arrancar los análisis desde un saldo contable o una posición financiera, e iniciar acciones de drill down que nos permiten llegar al origen de esas causas. Podemos crear diferentes análisis ad hoc para analizar esas causalidades y también para pronosticar posibles escenarios financieros futuros.

El objetivo del FP&A es romper con las decisiones basadas en la intuición y dar paso a modelos de decisión que nos permitan hacer un seguimiento de nuestra estrategia a través de una visión confiable y objetiva. 

¿Qué sucede en las empresas cuando no tienen soluciones de Financial Planning & Analytics (FP&A)?

Según el informe El Futuro de las Áreas Financieras realizado por BlueDraft sobre una muestra de +300 responsables de áreas de Finanzas, se obtuvieron las siguientes conclusiones.

  • En promedio los equipos de Finanzas destinan el 26% de su tiempo efectivo en transitar los procesos de Planning y Forecasting. En lo que respecta a Controlling y Reporting, destinan el 33%.
  • Solo el 41% de las empresas utilizan algún tipo de tecnologías en el proceso de planning.
  • El 32% está totalmente de acuerdo con la afirmación “En un plazo de 5 años, el proceso tradicional de elaboración de presupuestos se transformara en elaboración de rolling forecasts”, ya que la tecnología permitirá esas dinámicas de trabajo.
  • El 58% ha dicho que el principal impedimento para la la aplicación eficiente del proceso de Planning y Forecasting es la recopilación e integración de datos de múltiples fuentes
  • El 70% de los CEO, el 63% de CFO, el 72% de los CIO están de acuerdo ante la afirmación: “El presupuesto, debe realizarse en colaboración entre operaciones y finanzas”.
  • El 48% de los entrevistados siente que el departamento de TI entiende sus necesidades pero no las resuelve en tiempo y forma.

Estas dificultades, definitivamente no permiten a las empresas sacar todo el provecho que estas prácticas posibilitan, en muchas ocasiones por cuestiones culturales, y en otras por no apoyarlas en soluciones tecnológicas ágiles y simples.

 

Algunas razones por las cuales el FP&A es muy importante para sus organizaciones

  • Con la presente crisis del Covid el FP&A puede ayudar a las empresas a determinar los riesgos que enfrentan, y evaluar cómo afrontarlos o confrontarlos
  • Se necesita de información oportuna que nos ayude a tomar decisiones en el momento correcto porque las dinámicas se están dando con mucha velocidad y las variables son muy volátiles. 
  • Esta práctica nos permite analizar cómo mejorar y ampliar los procesos comerciales que podría hacer a la empresa más rentables y abrir nuevos mercados, 
  • También para evaluar si los recursos que la empresa dispone, o prevé disponer, se centran en los proyectos correctos.
  • Los negocios en este contexto necesitarán tener una mirada integral en sus proyecciones, tanto económica, financiera como patrimonial y por ello esta práctica es fundamental.
  • Los negocios y los mercados están cambiando drásticamente, a velocidades que nadie esperaba, y por ello las proyecciones deben hacerse en períodos muy cortos para ver el efecto posible en la compañía.
  • Las empresas necesitan poder analizar decisiones sobre variables comerciales que permitan construir nuevos mercados, o activar los vigentes.
  • La rentabilidad se vuelve crítica, y por ello es necesario dar seguimiento constante y empujar aquellos negocios que al menos tengan contribuciones marginales positivas.
  • Disponer de herramientas para monitorear el cash flow en tiempo real es primordial, ya que son el sostén de muchas empresas en la dinámica financiera actual.
  • El FP&A permite medir los activos tangibles de las empresas, como ser (mas allá del dinero efectivo), máquinas, stocks, y otros créditos, permitiendo evaluar la conveniencia de hacerlos líquidos o no, en línea con las proyecciones financieras del punto anterior.
  • El planeamiento impositivo se debe combinar con otros datos del negocio y así poder  analizar cómo ejecutar las estrategias de pago de impuestos sin dañar demasiado la caja de la empresa.
  • El efecto de decisiones de Marketing en pos de activar las ventas, puede ser efectivo o nocivo para el futuro de la empresa si no se las analiza con cautela.

En fin, se espera que muchas compañías deban cerrar durante esta crisis, pero también se observa que muchas otras renacerán o nuevos mercados se abrirán. Para poder aprovechar estas oportunidades, o evitar que la crisis afecte drásticamente a nuestra empresa, vamos a requerir apoyarnos en herramientas de análisis de datos que nos brinden soluciones efectivas.

A medida que las áreas de finanzas comiencen a usar FP&A para centrarse en lo que está sucediendo en el negocio y lo que probablemente podría ocurrir en el futuro, se irán re-convirtiendo de áreas operativas a solucionadores de problemas. Tener un acceso más oportuno a la información ayudará a las empresas a tomar decisiones de negocio que en este contexto podría significar, al menos, mantener operativa a nuestra empresa.

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EXPERIENCIAS: FUNDACIÓN TEMAIKÉN

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Te contamos nuestra experiencia trabajando junto a Fundación Temaikén

Hace algún tiempo, llevamos adelante un proyecto con Fundación Temaikén, donde surgió varias veces la pregunta: ¿Debemos ayudar al cliente a cambiar su forma de trabajar o debemos transformar sus procesos?.

Conocé cómo trabajamos para brindarles una solución que hoy les permite integrar la información del negocio y asegurar su accesibilidad.

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Hace algún tiempo, llevamos adelante un proyecto con Fundación Temaikén, donde surgió varias veces la pregunta: ¿Debemos ayudar al cliente a cambiar su forma de trabajar o debemos transformar sus procesos?.

Conocé cómo trabajamos para brindarles una solución que hoy les permite integrar la información del negocio y asegurar su accesibilidad.

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5 tips para implementar soluciones de Forecast

5 tips para implementar soluciones de Forecast

Diego Torres

CoFundador y Onboarding Director en BlueDraft SA

5 minutos de lectura

Implementar soluciones de Forecast suele ser un gran desafío para toda compañía, muchas veces son las áreas financieras quienes impulsan este tipo de proyectos dentro de lo que llamamos Financial Planning & Analytics (FP&A), y por ello son las que quedan expuestas por sus resultados

Esta exposición lleva muchas veces a que los impulsores del proyecto adopten actitudes conservadoras o tomen decisiones de proyecto que no son recomendables en este tipo de implementaciones.

Aprovechando varios años de experiencia ayudando a las áreas de finanzas a tomar mejores decisiones a través del uso de datos, les comparto 5 tips a tener en cuenta a la hora de implementar una solución de Forecast.

 

1. Evitar los “mega proyectos” y beneficiarse del paso a paso

 

Muchas áreas financieras inician su Financial Planning & Analytic Journey tomando como punto de partida “Excel”, convirtiéndolo en su principal herramienta tecnológica.

En estos contextos, nuestra propuesta es evitar la tentación de aspirar a ir por la “mega herramienta” de Forecast. Proponemos, en cambio, considerar una evolución tecnológica gradual que vaya al compás con la evolución de los skills de los equipos y la capacidad de la organización de absorber los cambios.

 

 

2. Reivindicando el “garbage in garbage out”

 

Es famoso el dicho:
“Si ingresas basura (datos malos) a un sistema, el resultado también será basura”

Malinterpretar esta afirmación puede llevar a extender el status quo por un tiempo innecesario y ralentizar la aplicación de tecnología en las áreas que toman decisiones.

Muchas veces los datos se curan a partir de un proceso iterativo a través del uso de los mismos. Por ello que recomendamos no frenar las iniciativas por no contar con todos los datos curados.

Cabe destacar que en los procesos de Forecast es condición sine qua non la toma de decisiones basadas en información parcial o imprecisa, por lo que, este dicho famoso puede ser negativo.

 

 

3. Que el árbol no te tape el bosque

 

En el entorno de procesos de planeamiento o negocios complejos, suele suceder que las herramientas a implementar adopten cierta complejidad prematuramente y por lo tanto se bloqueen ante la “imposibilidad” o “alto costo”  de poner en funcionamiento ciertos procesos o áreas del negocio.

Nuestra propuesta a las áreas financieras es primero abordar el proceso general de planeamiento y luego hacer doble click en las áreas específicas, más si dichas áreas no son troncales al negocio o a los drivers que mueven la aguja en la proyección.

 

4. La practica hace al maestro

 

Muchos usuarios no se sienten cómodos utilizando herramientas de proyección sofisticadas hasta que no las conocen en profundidad y tienen la capacidad de explicar los resultados.

En particular esto sucede cuando las proyecciones difieren de los modelos actualmente utilizados. Una actitud conservadora puede demorar la puesta en funcionamiento de las herramientas, extender innecesariamente la curva de aprendizaje y en muchos casos el retorno a los viejos modelos conocidos.

Nosotros proponemos el uso de la herramienta desde etapas tempranas del proyecto y de esa forma desafiar los modelos actuales, no viceversa.

¿Sabés en qué etapa de la transformación digital de las finanzas estás?
Te invito a comparar tus respuestas con las de varias áreas de finanzas en LATAM.

5. Busca early adopters dentro de la compañía

 

Por los mismos argumentos que en el punto anterior muchas veces las áreas financieras no exponen los resultados de los nuevos modelos de proyeccion de forma temprana ante los usuarios.

En Bluedraft recomendamos sumar en etapas tempranas de testeo a usuarios de negocio que colaboran en el proceso y evangelicen el uso de la herramienta. Incluso proponemos que dichos usuarios utilicen los resultados para el negocio dando feedback en un entorno de aprendizaje y mejora continua.

 

En resumen, mi recomendación es acotar las expectativas iniciales de este tipo de proyectos, no se condicionen demasiado por la ausencia de calidad de datos, encuentren a los early adopter e iteren con ellos para ir mejorando gradualmente la herramienta. Con estas estrategias se logra mejorar el Time to Value, acompañar el aprendizaje organizacional y reducir el riesgo e inversión up front.

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Diego Torres

CoFundador y Onboarding Director en BlueDraft SA

5 minutos de lectura

Implementar soluciones de Forecast suele ser un gran desafío para toda compañía, muchas veces son las áreas financieras quienes impulsan este tipo de proyectos dentro de lo que llamamos Financial Planning & Analytics (FP&A), y por ello son las que quedan expuestas por sus resultados

Esta exposición lleva muchas veces a que los impulsores del proyecto adopten actitudes conservadoras o tomen decisiones de proyecto que no son recomendables en este tipo de implementaciones.

Aprovechando varios años de experiencia ayudando a las áreas de finanzas a tomar mejores decisiones a través del uso de datos, les comparto 5 tips a tener en cuenta a la hora de implementar una solución de Forecast.

 

1. Evitar los “mega proyectos” y beneficiarse del paso a paso

 

Muchas áreas financieras inician su Financial Planning & Analytic Journey tomando como punto de partida “Excel”, convirtiéndolo en su principal herramienta tecnológica.

En estos contextos, nuestra propuesta es evitar la tentación de aspirar a ir por la “mega herramienta” de Forecast. Proponemos, en cambio, considerar una evolución tecnológica gradual que vaya al compás con la evolución de los skills de los equipos y la capacidad de la organización de absorber los cambios.

 

 

2. Reivindicando el “garbage in garbage out”

 

Es famoso el dicho:
“Si ingresas basura (datos malos) a un sistema, el resultado también será basura”

Malinterpretar esta afirmación puede llevar a extender el status quo por un tiempo innecesario y ralentizar la aplicación de tecnología en las áreas que toman decisiones.

Muchas veces los datos se curan a partir de un proceso iterativo a través del uso de los mismos. Por ello que recomendamos no frenar las iniciativas por no contar con todos los datos curados.

Cabe destacar que en los procesos de Forecast es condición sine qua non la toma de decisiones basadas en información parcial o imprecisa, por lo que, este dicho famoso puede ser negativo.

 

 

3. Que el árbol no te tape el bosque

 

En el entorno de procesos de planeamiento o negocios complejos, suele suceder que las herramientas a implementar adopten cierta complejidad prematuramente y por lo tanto se bloqueen ante la “imposibilidad” o “alto costo”  de poner en funcionamiento ciertos procesos o áreas del negocio.

Nuestra propuesta a las áreas financieras es primero abordar el proceso general de planeamiento y luego hacer doble click en las áreas específicas, más si dichas áreas no son troncales al negocio o a los drivers que mueven la aguja en la proyección.

 

4. La practica hace al maestro

 

Muchos usuarios no se sienten cómodos utilizando herramientas de proyección sofisticadas hasta que no las conocen en profundidad y tienen la capacidad de explicar los resultados.

En particular esto sucede cuando las proyecciones difieren de los modelos actualmente utilizados. Una actitud conservadora puede demorar la puesta en funcionamiento de las herramientas, extender innecesariamente la curva de aprendizaje y en muchos casos el retorno a los viejos modelos conocidos.

Nosotros proponemos el uso de la herramienta desde etapas tempranas del proyecto y de esa forma desafiar los modelos actuales, no viceversa.

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5. Busca early adopters dentro de la compañía

 

Por los mismos argumentos que en el punto anterior muchas veces las áreas financieras no exponen los resultados de los nuevos modelos de proyeccion de forma temprana ante los usuarios.

En Bluedraft recomendamos sumar en etapas tempranas de testeo a usuarios de negocio que colaboran en el proceso y evangelicen el uso de la herramienta. Incluso proponemos que dichos usuarios utilicen los resultados para el negocio dando feedback en un entorno de aprendizaje y mejora continua.

 

En resumen, mi recomendación es acotar las expectativas iniciales de este tipo de proyectos, no se condicionen demasiado por la ausencia de calidad de datos, encuentren a los early adopter e iteren con ellos para ir mejorando gradualmente la herramienta. Con estas estrategias se logra mejorar el Time to Value, acompañar el aprendizaje organizacional y reducir el riesgo e inversión up front.

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Esta exposición lleva muchas veces a que los impulsores del proyecto adopten actitudes conservadoras o tomen decisiones de proyecto que no son recomendables en este tipo de implementaciones.

Aprovechando varios años de experiencia ayudando a las áreas de finanzas a tomar mejores decisiones a través del uso de datos, les comparto 5 tips a tener en cuenta a la hora de implementar una solución de Forecast.

 

1. Evitar los “mega proyectos” y beneficiarse del paso a paso

 

Muchas áreas financieras inician su Financial Planning & Analytic Journey tomando como punto de partida “Excel”, convirtiéndolo en su principal herramienta tecnológica.

En estos contextos, nuestra propuesta es evitar la tentación de aspirar a ir por la “mega herramienta” de Forecast. Proponemos, en cambio, considerar una evolución tecnológica gradual que vaya al compás con la evolución de los skills de los equipos y la capacidad de la organización de absorber los cambios.

 

 

2. Reivindicando el “garbage in garbage out”

 

Es famoso el dicho:
“Si ingresas basura (datos malos) a un sistema, el resultado también será basura”

Malinterpretar esta afirmación puede llevar a extender el status quo por un tiempo innecesario y ralentizar la aplicación de tecnología en las áreas que toman decisiones.

Muchas veces los datos se curan a partir de un proceso iterativo a través del uso de los mismos. Por ello que recomendamos no frenar las iniciativas por no contar con todos los datos curados.

Cabe destacar que en los procesos de Forecast es condición sine qua non la toma de decisiones basadas en información parcial o imprecisa, por lo que, este dicho famoso puede ser negativo.

 

 

3. Que el árbol no te tape el bosque

 

En el entorno de procesos de planeamiento o negocios complejos, suele suceder que las herramientas a implementar adopten cierta complejidad prematuramente y por lo tanto se bloqueen ante la “imposibilidad” o “alto costo”  de poner en funcionamiento ciertos procesos o áreas del negocio.

Nuestra propuesta a las áreas financieras es primero abordar el proceso general de planeamiento y luego hacer doble click en las áreas específicas, más si dichas áreas no son troncales al negocio o a los drivers que mueven la aguja en la proyección.

 

4. La practica hace al maestro

 

Muchos usuarios no se sienten cómodos utilizando herramientas de proyección sofisticadas hasta que no las conocen en profundidad y tienen la capacidad de explicar los resultados.

En particular esto sucede cuando las proyecciones difieren de los modelos actualmente utilizados. Una actitud conservadora puede demorar la puesta en funcionamiento de las herramientas, extender innecesariamente la curva de aprendizaje y en muchos casos el retorno a los viejos modelos conocidos.

Nosotros proponemos el uso de la herramienta desde etapas tempranas del proyecto y de esa forma desafiar los modelos actuales, no viceversa.

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5. Busca early adopters dentro de la compañía

 

Por los mismos argumentos que en el punto anterior muchas veces las áreas financieras no exponen los resultados de los nuevos modelos de proyeccion de forma temprana ante los usuarios.

En Bluedraft recomendamos sumar en etapas tempranas de testeo a usuarios de negocio que colaboran en el proceso y evangelicen el uso de la herramienta. Incluso proponemos que dichos usuarios utilicen los resultados para el negocio dando feedback en un entorno de aprendizaje y mejora continua.

 

En resumen, mi recomendación es acotar las expectativas iniciales de este tipo de proyectos, no se condicionen demasiado por la ausencia de calidad de datos, encuentren a los early adopter e iteren con ellos para ir mejorando gradualmente la herramienta. Con estas estrategias se logra mejorar el Time to Value, acompañar el aprendizaje organizacional y reducir el riesgo e inversión up front.

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Los dolores de las áreas financieras

BLUEDRAFT

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4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel

4 Desafíos de las finanzas corporativas al trabajar con Excel

BLUEDRAFT S.A

4 minutos de lectura

Este artículo, lo escribimos para todos aquellos equipos de áreas financieras que trabajan diariamente con decenas de excels y luchan con evitar caer en los errores tradicionales de su uso.

Pensemos en esos archivos Excel que cada empresa utiliza con tantas ganas y esfuerzo, aquellos que a menudo cuentan con un gran número de hojas, conteniendo información realmente importante como el presupuesto del año, el Cash Flow o reportes clave del negocio. 

Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

En este punto, puede interesarte leer nuestra nota “¿Cómo un CFO puede cerrar los reportes financieros con su equipo trabajando en remoto?”

• Señal n°4: “menos tiempo en la confección, más para el análisis”

Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

 “El equipo de finanzas logra planificar, pero lo hace en tiempos no deseados”

Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

Te invitamos a leer también “Los dolores de las áreas financieras”

Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

¿Querés conocer cómo en BlueDraft podemos ayudarte a superar estos desafíos?

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Este artículo, lo escribimos para todos aquellos equipos de áreas financieras que trabajan diariamente con decenas de excels y luchan con evitar caer en los errores tradicionales de su uso.

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Nos referimos a archivos cuya confección y uso depende de varias personas en la empresa, generalmente del área de finanzas, los cuáles podemos decir que conocen “al pie de la celda” cada número que los conforma.

Con esto queremos decir que hay una realidad vigente en la mayoría de los equipos financieros; Excel sigue siendo la herramienta más usada para realizar los procesos de Financial Planning & Analytics (FP&A)

Algunos equipos hablan de “nuestro Excel mágico”, “el gran Excel”, todos con algo en común; y es que muchas de las empresas en el siglo 21 aún siguen trabajando y tomando decisiones de forma limitada con la visión que aporta una simple hoja de cálculo.

Te preguntarás, ¿A qué apuntamos con estos comentarios? Utilicemos una simple analogía para describir la situación actual. Supongamos que estamos charlando con un adulto en edad de “baby boomer”, podemos preguntarle por qué sigue usando el teléfono de línea, por qué revelan sus fotos en papel, o por qué siguen viendo telenovelas en vez de Netflix. En gran medida escucharemos una respuesta, y es que las actualizaciones son demasiadas complicadas, después de todo, si algo no está roto no es necesario arreglarlo.

Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

Dar un paso al siguiente nivel en el Reporting logrará transformar esa desconfianza en la confianza del CFO y su equipo para desempeñarse con éxito.

• Señal n°3: ciclos presupuestarios largos y estresantes

Hay tres puntos clave que afectan al tiempo del ciclo presupuestario en una empresa:

  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

Pasar de planillas a herramientas que ayuden a mejorar estos tres puntos, garantiza ahorrar tiempo al equipo de finanzas en un promedio del 40% – 70%. 

Las nuevas herramientas apuntan a optimizar la comunicación entre participantes (dejar las largas cadenas de mails de lado), obtener un trackeo continuo de los cambios, formar una sola visión de la realidad corporativa, y armonizar el proceso para eliminar el posible “estrés” de aquellos cierres de mes.

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Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

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Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

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Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

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Si ahora nos trasladamos a las hojas de cálculo, vemos que muchas organizaciones se comportan como “baby boomers” a la hora de realizar sus procesos de FP&A. Si bien Excel cumple con su objetivo “sin romperse”, los tiempos perdidos, la desconfianza en los datos, la multiplicidad de versiones, entre otras consecuencias, hacen que el rendimiento, o peor, las decisiones del área de finanzas funcionen ineficientemente.

Te mostramos 4 señales que te ayudarán a identificar si tu equipo de finanzas ha superado o no los desafíos de trabajar con hojas de cálculo:

• Señal n°1: la “mano invisible”

Cuántas veces sucede que alguien modifica alguna celda que no debía, o que al pedir a determinada área que cargue su parte del presupuesto se rompa una fórmula. Modificaciones sin rastro y versionamientos múltiples son consecuencias directas de esta “mano invisible”, pero lo que realmente afecta a una empresa es utilizar tiempos en resolver estos problemas. 

Si un equipo de finanzas puede tener una única versión de la verdad, una sola visión de los datos confirmada para todos, tendrá por lo tanto seguridad en sus decisiones y comenzará a destinar más tiempo a analizar datos que a confeccionarlos.

• Señal n°2: desconfianza en los informes

Reportar a la dirección o a los accionistas puede convertirse en una actividad estresante para los responsables financieros cuando estos no van a esa reunión cargados de confianza en sus datos. 

Hay un beneficio clave al pasar de reportar con planillas de cálculo, gráficos de Office, y con incapacidad de responder a consultas en tiempo real, a comenzar a reportar con herramientas de visualización potentes, usando gráficos interactivos y con capacidad de responder fundamentadamente a las preguntas de aquel director presente.

Los directores o accionistas esperan que las finanzas modernas y la aplicación correcta de Financial Planning & Analysis les brinden respuestas rápidas, pero sobre todo buscan tener seguridad en la dirección financiera. 

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  • Cantidad de personas involucradas en el proceso
  • Cantidad de datos y/o nivel de integración de los mismos
  • Nivel de optimización de las tareas que realiza cada usuario

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Proyectar las finanzas corporativas desde luego no es tarea fácil, depende de partir con una base de datos fiables, y de tener en cuenta todas las áreas de la compañía a la vez que tenemos en cuenta los objetivos corporativos. 

Pero ¿Qué sucede cuando tenemos que cumplir con todos estos requisitos utilizando archivos planos? La carrera contrarreloj que suele marcar la competencia en el negocio, las olas inmensas de información, y las barreras de integrar los datos que corren por la compañía terminan en el siguiente escenario típico:

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Esto trae la consecuencia principal, la cual una vez resuelta puede otorgar gran libertad a profesionales de finanzas para analizar la información y hacer el respectivo Control de Gestión.

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Excel es una gran herramienta, y va a seguir siendo utilizada por mucho tiempo, pero el siglo 21 exige además de rapidez de ejecución, el procesamiento de cantidades de datos enormes  comparación a los años anteriores.

La tendencia marca que las finanzas corporativas apuntan a seguir trabajando con hojas de cálculo como base de trabajo, pero de a poco también marca que comiencen a potenciar sus límites, o por lo menos permitirle a los profesionales de finanzas comenzar a dedicar más tiempo a tareas que realmente aportan valor estratégico y menos a tareas de confección.

El camino que debe recorrer una empresa que busque avanzar en FP&A no es corto y no es acotado, los puntos de mejora son varios y dependen de cada negocio, aun así el valor que se obtiene al comenzar esta travesía es realmente gratificante.

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